Максимова Ольга Владимировна

Координация деятельности международных лабораторий:

взаимодействие с Управлением административных зданий, Управлением материально-технического обеспечения  по поводу помещений, оборудования и прочего обеспечения деятельности лабораторий;

взаимодействие с Управлением персонала по вопросам содействия оформлению иностранных и российских сотрудников лабораторий;

участие в подготовке отчетных документов по деятельности лаборатории, согласно требованиям ПФИ и ППК;

обновление информации на веб-страницах лабораторий на сайте НИУ ВШЭ, создание анонсов проводимых мероприятий, составление ленты новостей и важных объявлений на русском и английском языках;

участие в подготовке плана мероприятий в рамках деятельности лабораторий на текущий / следующий год, а также сметы расходов по их подготовке и проведению;

организация и  проведение научных мероприятий в рамках деятельности института и лабораторий: проведение закупочных процедур, подготовка приказов о проведении мероприятий, составление программ, смет,  списков участников, обеспечение технического и информационного сопровождения мероприятий, подготовка и представление отчетных документов о проведении мероприятий;

подготовка визовых документов для зарубежных участников мероприятий, организация визитов зарубежных экспертов и профессоров (проезд, проживание, трансферы и т.д.);

организация зарубежных поездок сотрудников лабораторий в рамках участия в международных научных мероприятиях и программах повышения квалификации: подготовка визовых документов, организация проезда, проживания, трансферов, оплаты регистрационных взносов и т.д., координация подготовки отчетов по командировкам.

Взаимодействие с иностранными сотрудниками лабораторий:

организация визовой поддержки, оформление документов для получения статуса ВКС иностранным работникам и членам их семей;

взаимодействие с подразделениями НИУ ВШЭ: деканатами факультетов, Управлением международной академической мобильности, отделом кадров, другими подразделениями;

составление графиков пребывания иностранных работников на территории России, подготовка документов для оформления регистрации по месту жительства;

содействие иностранным сотрудникам по вопросам обустройства в России: аренды жилья, социального и медицинского обеспечения иностранных работников и членов их семей;

составление и отслеживание графиков сдачи научной отчетности;

содействие в организации образовательных мероприятий: подготовке и согласовании дисциплин и мастер-классов;

организация и  проведение научных конференций, семинаров, лекций, курсов;

содействие в обновлении данных на персональных страницах иностранных сотрудников на сайте НИУ ВШЭ;

переписка с иностранными соруководителями лабораторий по вопросам организации работы лабораторий в период их пребывания за рубежом.