Разместить событие на сайте Приемной комиссии

Для работы в календаре для представителей подразделений были заведены учетные записи в системе «Битрикс» с соответствующим уровнем доступа. Вам необходимо ее активировать, для этого:

1.1. Перейдите по ссылке https://bx24.hse.ru/  

1.2. В поле «Логин» введите имя своей корпоративной почты без указания домена (если ваш e-mail petrov@hse.ru, то вы вводите petrov) и в поле «Пароль» - пароль от корпоративной почты.

1.4. Если указанные действия не помогают войти в систему, просьба обратиться в техническую поддержку.

Если учетную запись в системе необходимо создать кому-то из ваших новых коллег, им следует подать заявку по ссылке. После создания учетной записи все сотрудники смогут заходить в систему и редактировать календарь.

Вы зашли в рабочую среду CRM-системы «Битрикс 24». Для работы с общеуниверситетским календарем мероприятий для абитуриентов вы будете взаимодействовать с интерфейсом вкладки «Календарь». 

2.1 Выберите в левом меню вкладку «Календарь», далее, в верхнем меню вкладку «Календарь компании»

2.2 В правом блоке выберите «Общеуниверситетский календарь мероприятий для абитуриентов»

Вы можете менять представление по своему удобству

2.3 Вы увидите уже внесенные мероприятия, они отмечены тремя цветами:

• зеленый – мероприятие для абитуриентов бакалавриата/специалитета
• синий – мероприятие для абитуриентов магистратуры
• красный – мероприятие для обеих аудиторий

2.4 Вы можете использовать поиск по ключевым словам, чтобы найти интересующее вас мероприятие

2.5 Чтобы увидеть подробности о мероприятии, вы можете зайти в его карточку

Сотрудники подразделений могут самостоятельно создавать события. Мы предлагаем включать в календарь все ключевые события для абитуриентов бакалавриата/специалитета, магистратуры, а именно: конкурсы и олимпиады (с указанием этапов), дни открытых дверей, вебинары, школы и другие форматы.

3.1 Для создания события необходимо нажать кнопку «Создать»

3.2 В появившейся форме следует ввести следующую информацию:

• Название события (с указанием формата мероприятия и подразделения; кратко, но отражая суть, например: «День открытых дверей факультета гуманитарных наук»)
• Дата и время
• Календарь (проверить, что событие создается именно в общеуниверситетском календаре, а не в вашем личном)
• Повторяемость (если событие имеет четкую регулярность; если оно разовое или регулярность повторения не соответствует предлагаемым вариантам, просьба ничего не указывать в этом блоке)
• Место проведения (можно выбрать из раскрывающегося списка или ввести вручную; если событие онлайн, то эту графу заполнять не нужно, формат понадобится указать в описании)
• Участники: если вы хотите, чтобы анонс мероприятия был опубликован на сайте Приемной комиссии, просьба указать в участниках Музыку Анну (amuzyka@hse.ru). Важно: чтобы мы взяли в работу анонс, в описании мероприятия (ниже) обязательно должна быть ссылка на анонс мероприятия, опубликованный на странице организатора

3.3 Далее необходимо заполнить графы под вкладкой «Дополнительно»

• Описание – важно вносить информацию по следующему шаблону:
  Краткое описание события (например, «Регистрация на олимпиаду студентов “Я – профессионал”»)
  Формат: … (например, онлайн)
  ЦА: …  (например, студенты бакалавриата/специалитета)
  Ответственный: … (фамилия и инициалы, также можно указывать контакт для связи)
• Цвет события – в соответствии с аудиторией: зеленый – абитуриенты бакалавриата/специалитета, синий – абитуриенты магистратуры, красный – обе аудитории
• Частное событие – игнорировать
• Элементы CRM – игнорировать

3.4 Сохраните событие и проверьте его в календаре.

3.5 Редактирование. При необходимости вы можете отредактировать событие, снова его открыв. Обращаем внимание, что мы не получаем уведомления о редактировании мероприятия, поэтому просим по возможности сразу вносить корректную информацию и редактировать только при фактическом изменении планов. Если вы вносите правки в мероприятие после публикации, просьба писать об этом отдельно Музыке Анне на почту, т.к. информация на сайте Приемной комиссии обновляется не автоматически, а вручную.

Редактировать события, ответственным за которые вы не являетесь, нельзя. 

3.6 Удаление. Если вам необходимо удалить мероприятие, просьба написать об этом Музыке Анне (amuzyka@hse.ru). Это необходимо, чтобы мы удалили событие также из календарей на страницах Приемной комиссии.

Мероприятия, внесенные в календарь, могут анонсироваться для внешней аудитории на страницах Приемной комиссии: https://ba.hse.ru/dod и https://ma.hse.ru/dod. Для того, чтобы ваше мероприятие было опубликовано, необходимо указать в участниках Музыку Анну (amuzyka@hse.ru). Еженедельно по пятницам мы переносим актуальные мероприятия во внешний календарь на сайте. Отметим, что для публикации обязательно наличие ссылки на уже созданный анонс мероприятия на сайте/странице организатора.

По содержательным вопросам (если вы видите какие-то ошибки в календаре, у вас есть предложения или вопросы относительно создания мероприятий и др.) можно писать Музыке Анне (amuzyka@hse.ru). В случае длительного ответа (более одного рабочего дня) или отбивки об отпуске, обращайтесь к начальнику Управления Нелли Якуповой (nyakupova@hse.ru).

За технической поддержкой следует обращаться в соответствующую службу.