Что, где, когда: составляем расписание вместе с учебным офисом Школы коммуникаций

О том, какие факторы влияют на сетку учебных занятий, мы расспросили Ирину Гальцову, начальницу Отдела организации учебного процесса в Школе коммуникаций.

Гальцова Ирина Сергеевна

Начальник Отдела организации учебного процесса

 

Ирина, расскажите, пожалуйста, насколько заранее вы начинаете составлять расписание?

Расписание занятий на следующий учебный период мы составляем задолго до его начала. На первый семестр будущего учебного года – в апреле-мае, на второй семестр – в октябре-ноябре. В первую очередь это связано с тем, что два раза в году проводится кампания по выбору студентами учебных дисциплин в ИУП (индивидуальный учебный план – прим. ред.): на первый семестр (для студентов первого курса: в первые две недели от начала учебного года, для студентов 2-4 курсов: не позднее июня) и на второй семестр (в декабре, но до начала сессии второго модуля). На момент старта кампании студенты уже видят расписание всех дисциплин, и в том числе ориентируются на него, включая те или иные дисциплины в свой ИУП.
Ближе к началу учебного периода возможны изменения, в таком случае расписание актуализируется и доводится до студентов не позднее трех рабочих дней до начала занятий по дисциплине.

Вы составляете расписание вручную или есть программа, которая помогает хотя бы частично автоматизировать этот процесс?

Большая часть работы проделывается «вручную», ещё до непосредственно выставления расписания, а именно: согласование расписания с преподавателями (выяснение возможностей/ограничений по времени и дням), получение информации о структуре курса (последовательность лекций/семинаров), уточнение о необходимости проведения занятий в обычных семинарских аудиториях или в компьютерных классах, об установке специального ПО и так далее.
Потом мы уже идем в специальную программу – систему планирования расписания учебных занятий (РУЗ). Она действительно помогает частично автоматизировать процесс: мы видим, вся ли нагрузка распределена (выставлены все положенные часы лекций, семинаров и практических занятий), есть ли «накладки» в расписании, пересечения по аудиториям. Также есть возможность назначить повторяющееся занятие, например, если пары по дисциплине идут в одно и то же время каждую неделю (или с другой периодичностью). Функционал системы довольно объемный, но большая часть работы проделывается все-таки «до».

Какие факторы вам нужно учесть при составлении расписания?

При планировании расписания необходимо учитывать множество факторов. Во-первых, как мы уже отмечали ранее, это возможности самих преподавателей.

Например, на старших курсах очень часто преподают коллеги из индустрии: работа студентов с такими преподавателями – это огромный опыт, но часто, имея основное место работы за пределами НИУ ВШЭ, они могут проводить занятия только в вечернее время или по субботам.

Гальцова Ирина Сергеевна
Начальник Отдела организации учебного процесса

Во-вторых, на каждом курсе есть слоты или даже дни, которые нельзя (полностью или частично) использовать при планировании расписания по части дисциплин:

• Английский язык (1 и 2 курсы) – под этот факультатив в расписании выделены отдельные слоты;
• Военная кафедра (2-4 курсы) – отдельный день для занятий на военной кафедре для групп, где есть ребята, поступившие на военную кафедру;
• Майноры (2 и 3 курсы) – отдельный день, когда у всех студентов курса есть занятия по дисциплинам майнора;
• • Вариативные дисциплины общего цикла (1 курс) – под эти дисциплины в расписании выделены отдельные слоты. Студенты в кампанию выбора дисциплин самостоятельно выбирают, с какой группой им будет удобнее ходить, исходя из своего расписания по другим дисциплинам.

Также довольно часто есть дисциплины, для изучения которых группы формируются из студентов разных академических групп (например, предметы по выбору) и других образовательных программ (межкампусные дисциплины, маголего в магистратуре и пр.), поэтому важно учитывать расписание каждого студента, чтобы не было пересечений с расписанием по основным дисциплинам и дисциплинам по выбору.

В-третьих, необходимо учитывать возможности аудиторного фонда Вышки, который ограничен. Было бы прекрасно ставить все занятия второй-третьей парой (не очень рано и не очень поздно), но нам тогда всем не хватит места (смеется).

Сейчас занятия студентов Школы коммуникаций проходят в трех зданиях: на Покровке, на Большом Трехсвятительском переулке и на Старой Басманной. Почему именно там?

Сейчас занятия проходят преимущественно в зданиях на Покровском бульваре и Большом Трехсвятительском переулке, так как эти два корпуса расположены рядом друг с другом, и если вдруг не удается поставить все пары в течение дня в одном корпусе, то переход между этими двумя корпусами не занимает много времени и не требует дополнительного «окна» на дорогу.

Иногда, например, когда не получается найти свободную аудиторию необходимой вместимости в вышеуказанных корпусах, мы планируем занятия и в других корпусах НИУ ВШЭ, стараясь ставить все занятия в течение одного дня там, либо закладывая время на дорогу. Один из частых случаев: когда по плану на лекцию должны прийти 240 человек, то мы должны забронировать аудиторию на 240 человек, даже если по факту на неё регулярно будет приходить только половина студентов. Иногда такую аудиторию получается найти только в корпусе на Старой Басманной или в каком-то другом.

Если в последний момент выясняется, что преподаватель по какой-то причине не может провести занятие и нужно передвигать его на другой день – как подбирается новое время и место?

Новые дата и время подбираются из возможностей преподавателя и актуального расписания студентов. Если это возможно, то стараемся избежать большого количества пар в день, а также «окон». 

Всегда актуальная для студентов тема – «окна» между занятиями. Расскажите, пожалуйста, почему они появляются и почему не всегда выходит поставить занятия подряд друг за другом?

Иногда возможности разных преподавателей в рамках одного дня просто не позволяют скомпоновать занятия так, чтобы не было этого одного «окна». Иногда одна пара в середине дня отменяется (по болезни или из-за форс-мажорной ситуации) и не всегда удается оперативно внести изменения в расписание по другим дисциплинам (согласовать с преподавателем, найти свободную аудиторию и т.д.). Бывают вынужденные «окна» для того, чтобы студенты успели добраться из корпуса в корпус или даже из дома до корпуса Вышки и наоборот – в случае, если в течение дня чередуется формат проведения занятий (онлайн и офлайн).

Напоследок хочется сказать, что мы делаем все возможное, чтобы учебный процесс был комфортным для всех его участников – даже если иногда кажется, что это не так (смеется). И, конечно, желаем всем студентов продуктивной и успешной учебы во втором семестре!