В Вышке внедрен кадровый электронный документооборот (КЭДО)

 

Управление персонала совместно с цифровым блоком внедрили новый инструмент — кадровый электронный документооборот (КЭДО). КЭДО — это современная система, позволяющая работникам и работодателю подписывать кадровые документы с использованием электронной подписи (ЭП). Решение интегрировано с платформой «Госключ», что обеспечивает простоту и надежность процесса.

«Госключ» — это бесплатное приложение Минцифры России, которое позволяет пользователям самостоятельно получать сертификаты ЭП. Приложение доступно всем гражданам РФ, имеющим подтвержденную учетную запись на портале «Госуслуг». Использование «Госключа» гарантирует высокий уровень защиты и надежности при передаче и хранении электронных документов.

Домбаев Саламбек Салаудиевич
Заместитель проректора, старший директор по персоналу

 

— Одним из ключевых преимуществ КЭДО является возможность дистанционного подписания документов, независимо от местоположения работника. Теперь нет необходимости лично посещать Управление персонала для подписания документов
о приеме на работу.

Необходимость перехода к электронному подписанию особенно остро назрела в период пандемии. В марте 2021 года Минтруд России начал эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Вышка стала его активным участником и получила положительные отзывы от работников и руководства университета после первых этапов тестирования. По итогам положительных результатов эксперимента законодательные органы создали соответствующую нормативную базу для урегулирования вопросов организации КЭДО.

Процесс реализации КЭДО в НИУ ВШЭ оказался сложным и потребовал значительных ресурсов. Подготовка к внедрению КЭДО заняла практически целый год. Важными ее этапами стали обеспечение интеграции корпоративных информационных систем университета с платформой «Госключ», а также получение аккредитации НИУ ВШЭ на подключение к «Госключу» в Минцифре. Помимо сбора большого количества документов, Вышке необходимо было провести онлайн-трансляцию, которая продемонстрировала бы ее готовность к работе с «Госключом» и полную безопасность процесса передачи персональных данных. К концу 2024 года завершилось создание необходимой технической базы, и руководство НИУ ВШЭ приняло решение о полномасштабном внедрении КЭДО.

На текущий момент реализована возможность подписания трудовых договоров и приказов о приеме на работу. В течение первого квартала 2025 года планируется расширение функционала, включая такие процессы, как оформление отпусков, переводов, командировок и т.д.

Опыт внедрения КЭДО в других российских компаниях показывает, что экономия времени на подписание в новом формате составляет до 80%. Мы уверены, что внедрение КЭДО — важный шаг на пути цифровизации НИУ ВШЭ, обеспечивающий повышение эффективности и удобства работы как руководителей, так и всех работников университета.

С порядком подписания кадровых документов посредством КЭДО при приеме на работу можно ознакомиться по ссылке.

Ключевые особенности системы:

— Действительность. Документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.

— Безопасность. Все документы хранятся в соответствии с законодательными требованиями и всегда готовы к проверке.

— Доступность. Документы всегда доступны для пользователя в личном кабинете.

— Информированность. Получение автоматических уведомлений о необходимости подписания или отправки документов помогает быстро знакомиться с документами.

В 2025 году Управление персонала проведет обучение по работе с системой для сотрудников НИУ ВШЭ (приглашение придет на корпоративную электронную почту).

27 декабря, 2024 г.