Командировки, отпуска и работа в самоизоляции

7 марта в Вышке были введены меры по профилактике коронавирусной инфекции, в связи с этим установлен запрет на любые зарубежные командировки и поездки. Администрация университета подготовила ответы на самые популярные вопросы об отмене командировок и работе в самоизоляции.

Если у вас есть вопрос, ответ на который не содержится в памятке, вы можете задать его проректору Евгению Артемову eartemov@hse.ru или руководителю аппарата Ирине Мартусевич imartusevich@hse.ru.

1. Как долго продлится запрет на зарубежные командировки? Он распространяется на все кампусы Вышки?

Запрет установлен на все командировки за пределы России (в том числе в страны, которые не входят в перечень стран с неблагополучной ситуацией с распространением коронавируса) на неопределенный срок до особого распоряжения ректора, при этом с 07 марта будут также отменены ранее запланированные зарубежные командировки с датой выезда в период до 30 июня 2020 года. Перечисленные меры распространяются на все кампусы НИУ ВШЭ (Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Пермь).

UPD 20.03: 1.1 Командировки по России также попадают под запрет?

 

Рекомендуется воздержаться от командирования работников научно-образовательных, научных (научно-исследовательских), экспертно-аналитических и проектных структурных подразделений НИУ ВШЭ для выполнения служебных заданий на территории Российской Федерации до 30 июня 2020 года. Такие командировки необходимо согласовать специально созданной комиссией.

Для рассмотрения документов, просьба направлять заполненные проекты служебных записок о командировании с обоснованием необходимости командировок на адреса mlitvintseva@hse.ru и asudarikov@hse.ru.

2. Как определить, входит ли страна в перечень стран «с неблагополучной ситуацией с коронавирусом». Где можно ознакомиться с этим списком?

 

Список стран можно узнать по горячей линии Правительства Москвы по телефону +7 (495) 870-45-09. На сегодня в список вошли Германия, Иран, Испания, Италия, Китай, Корея и Франция.

С 14 марта в Москве домашний карантин вводится для всех лиц, вернувшихся из Китая, Ирана, Южной Кореи, США, Великобритании, государств Евросоюза, Украины, Белоруссии и всех государства Европы, не входящих в ЕС.

3. Что делать, если я сейчас нахожусь в зарубежной командировке в стране, которая отнесена к странам с неблагоприятной ситуацией с распространением коронавируса?

 

Проводите командировку до конца (до даты, которой определено окончание командировки в приказе).

После возвращения в Россию вам необходимо обеспечить режим самоизоляции и сообщить об этом вашему руководителю и Управлению персонала по эл. адресу personal@hse.ru. Подтверждением поездки может быть фото/копия страницы паспорта со штампом о пересечении границы.

Управление персонала отправит на указанную вами электронную почту скан дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе на дистанционную работу на период самоизоляции. Вам необходимо отправить ответное письмо со следующим текстом: «Экземпляр дополнительного соглашения получен. Возражений нет. Подпишу соглашение по возвращении в обычный режим работы».

Для организации работы в дистанционном режиме, пожалуйста, обратитесь к вашему руководителю и в департамент информационных технологий (для получения удаленного доступа к информационным системам ВШЭ). Срок представления авансового отчета продлевается с учетом периода карантина.

С 14 марта 2020 года согласно указу мэра Москвы режим самоизоляции вводится также для тех, кто живет вместе с гражданами, вернувшимися из стран, неблагополучных по коронавирусной инфекции.

UPD 18.03: 4. Как мне обеспечить самоизоляцию?

 

Если Вы относитесь к тем, кто ОБЯЗАН находиться в изоляции (т.е. вернулись из-за границы, проживаете с теми, кто вернулся из-за границы, либо имеет предписание санитарных врачей, либо Вы сами получили такое предписание), то у Вас есть три варианта действий:

1. Вы можете оформить листок нетрудоспособности. Работники московского кампуса могут получить больничный лист без посещения медицинской организации в соответствии с инструкциями Мосгорздрава. Работники кампусов в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Перми могут оформить листки нетрудоспособности в соответствии с региональными рекомендациями.

2. Вы можете работать на дому в режиме самоизоляции. Сообщите об этом вашему руководителю и Управлению персонала по эл. адресу personal@hse.ru. Подтверждением поездки (если была заграничная поездка) может быть фото/копия страницы паспорта со штампом о пересечении границы или фото/копия билетов.

Управление персонала отправит на рабочую электронную почту скан дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе на дистанционную работу на период самоизоляции. Вам необходимо отправить ответное письмо со следующим текстом: «Экземпляр дополнительного соглашения получен. Возражений нет. Подпишу соглашение по возвращении в обычный режим работы».

Для организации работы в режиме изоляции, пожалуйста, обратитесь к вашему руководителю и в департамент информационных технологий (для получения удаленного доступа к информационным системам ВШЭ).

3. По согласованию с руководителем на период изоляции вы можете оформить ежегодный оплачиваемый отпуск.

Если Вы сами почувствовали симптомы вирусной инфекции (повышение температуры, кашель (80% случаев), одышка (55% случаев), подробнее о симптомах см. здесь)

1. Оставайтесь дома и сообщите об этом своему непосредственному руководителю.

2. Вызовите на дом скорую помощь и сообщите о заболевании на горячую линию Минздрава или Роспотребнадзора в своем городе.

3. Соблюдайте режим самоизоляции (варианты действий – см. выше).

UPD 18.03: 4.1. Что мне делать, если я здоров и не обязан находиться в изоляции, при том могу работать удаленно без ущерба для рабочего процесса?

 

Информация для преподавателей, научных работников, экспертов

Согласуйте свой режим работы с непосредственным руководителем и учебным офисом образовательной программы (при участии в учебном процессе) и, при отсутствии возражений, продолжайте работать из дома. При необходимости, обратитесь в Цифровой блок для обеспечения дистанционного доступа к рабочим информационным системам.

Важно: если по каким-либо причинам вы планируете поездки (по России), то вам необходимо предварительно согласовать свой отъезд со своим руководителем и оформить в установленном порядке командировку или отпуск.

Информация для административных работников, учебно-вспомогательного и административно-хозяйственного персонала

В общем случае функционирование университета зависит от вашего присутствия на рабочем месте, поэтому универсального правила о возможности удаленной работы нет.

В отдельных случаях, когда процессы действительно позволяют дистанционную работу, такое решение может быть принято проректором, курирующим ваше подразделение.

Для оформления такого решения на имя курирующего проректора должна быть направлена по системе СДОУ служебная записка от руководителя вашего подразделения, которая затем, в случае согласия курирующего проректора, попадет в Управление персонала для оформления вам дистанционного режима работы и в Цифровой блок для предоставления вам авторизованного доступа к рабочим информационным системам.

Порядок инициирования служебной записки в СДОУ см. здесь.

Важно: с 18 марта согласно приказу ректора право на дистанционную работу есть у сотрудников 70 лет и старше. Также удаленно могут работать матери детей младше 14 лет, которые не посещают школы. О том, как оформить дистанционную работу, читайте выше.

5. Будут ли мне оплачиваться дни самоизоляции?

 

Если вы оформите больничный, дни самоизоляции будут оплачены Фондом социального страхования в установленном порядке.

Если вы перешли на дистанционную работу, дни самоизоляции будут оплачены как обычные рабочие дни.

Если вы оформили отпуск, дни отпуска будут оплачены в установленном порядке для оплаты отпусков.

6. Что делать, если я вернулся из зарубежной командировки и уже вышел на работу до 7 марта?

В этом случае вы можете продолжать посещать работу и не должны обеспечивать режим самоизоляции. Принимайте меры по предупреждению распространения коронавируса (измеряйте температуру, мойте руки, следуйте рекомендациям государственных органов и НИУ ВШЭ и т.д.)

7. Распространяется ли запрет на командировки в страны, которые не входят в список стран с неблагоприятной ситуацией с распространением коронавируса?

Да, запрет распространяется на командировки во все зарубежные страны.

8. Допускается ли оформление долгосрочных заграничных командировок (например, стажировка по специальному гранту на 1,5 месяца за счет принимающей стороны) в страны, входящие и не входящие в список эпидемиологически опасных стран?

Нет, запрет установлен на все командировки, независимо от их продолжительности.

9. Что делать, если я запланировал зарубежную командировку?

 

Если приказ на командировку оформлен:

Если у вас была запланирована командировка в любую зарубежную страну (с выездом в период с 07 марта 2020 г. до 30 июня 2020 г.) и приказ на командировку уже издан, документ будет автоматически отменен Управлением персонала. Вы и ваш руководитель будете об этом проинформированы по корпоративной почте.

Чтобы возместить потраченные средства, вам необходимо незамедлительно обратиться к поставщикам услуг (авиакомпания, отель и т.п.) за возмещением расходов.

Если поставщик обоснованно не возвращает средства, Вышка возместит вам понесенные расходы. Для этого в обычном порядке подайте авансовый отчет по отмененной командировке с приложением подтверждающих документов. Расходы будут компенсированы из того бюджета подразделения или программы, за счет которого планировалась оплата командировочных расходов. Для этого в авансовом отчете должен быть приведен источник финансирования командировки, указанный в отмененном приказе о командировании.

Если приказ на командировку еще не оформлен:

Если вы самостоятельно приобрели билеты и/или понесли другие расходы по планируемой зарубежной командировке (с выездом в период с 07 марта 2020 г. по 30 июня 2020 г.), а приказ о командировании по состоянию на 07 марта 2020 г. не был оформлен, вам следует незамедлительно обратиться к поставщикам услуг (авиакомпания, отель и т.п.) за возвратом уплаченных средств.

Если поставщик обоснованно не возвращает средства, Вышка может возместить вам понесенные расходы по решению специальной комиссии, созданной под председательством проректора Алексея Новосельцева. Для этого оформите служебную записку с подписью руководителя вашего структурного подразделения на имя Алексея Новосельцева. В ней должно быть подтверждение того, что командировка была запланирована, и просьба возместить понесенные расходы (с указанием суммы к возмещению). К служебной записке необходимо приложить первичные документы (которые вы обычно прикладываете к авансовому отчету) и подтверждение поставщиков об отказе от возврата ранее уплаченных средств.

Порядок оформления служебной записки приведен в п.9.3 настоящей памятки.

В случае положительного решения комиссии расходы будут компенсированы из того бюджета подразделения или программы, за счет которого планировалась оплата ваших командировочных расходов.

9.1. Если при возврате билетов поставщик услуги требует оплатить штраф за возврат, можно ли будет эти траты компенсировать за счет средств источника планируемой командировки?

Да, вам следует приложить к авансовому отчету квитанцию об уплате штрафа за возврат.

9.2. Расходы на оформление визы не возвращаются ни при каких условиях. Нужно ли сотруднику получать документ, подтверждающий это, или можно запросить компенсацию расходов только на основании первичных документов?

Да, в этом случае можно запросить компенсацию на основе имеющейся квитанции об уплате визового сбора. Отдельного запроса в посольство не требуется, но следует учесть, что визовый сбор будет рассматриваться к возмещению только если виза выдана на срок до 6 месяцев

UPD 16.03: 9.3. В какой срок и по какой процедуре можно подать документы на возмещение расходов по отмененным зарубежным командировкам?

 

Если приказ о вашей командировке был оформлен до 7 марта 2020 года и затем отменен в силу мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции, вы можете подать авансовый отчет в обычном порядке. При наличии подтверждающих документов специального решения комиссии не требуется, проавансированные вами расходы будут возмещены, как если бы такая поездка состоялась (за счет бюджета, ранее определенного как источник финансирования поездки).

При этом предварительно вам необходимо предпринять усилия по возврату этих расходов от задействованных вами поставщиков (авиакомпании, отели, турагенты и т.д.). Основанием для возмещения расходов в данном случае будет сам факт отмены приказа о командировании и приказ НИУ ВШЭ от 07.03.2020.

Срок подачи такого авансового отчета в управление бухгалтерского учета НИУ ВШЭ: в общем случае – в течение трех дней от даты отмененного выезда из России. Этот срок продлевается, если вы находитесь в самоизоляции – на период до ее окончания.

Если отменена поездка, приказ о командировании по которой до 7 марта 2020 года не был оформлен, а расходы по ней вы уже проавансировали за свой счет, то их возмещение возможно (в части средств, обоснованно не возвращенных поставщиками услуг по поездке) на основании решения комиссии по вопросам возмещения расходов, которую возглавляет проректор Алексей Новосельцев. В данном случае вам также необходимо предварительно предпринять усилия по возврату этих расходов от задействованных поставщиков.

Рассмотрение вопроса комиссией инициируется служебной запиской руководителя вашего подразделения с указанием суммы расходов к возмещению и источника финансирования, который изначально был определен для данной поездки (в случае положительного решения комиссии возмещение расходов будет осуществлено за счет этого источника). Срок подачи документов в комиссию – до 30 июня 2020 года.

Пакет документов для рассмотрения комиссией (служебная записка руководителя подразделения и фотокопии первичных документов) направляется в электронном виде по СДОУ на имя председателя комиссии – проректора Алексея Новосельцева. В визирующие лица включаются: управление бухгалтерского учета (на предмет комплектности и корректности запроса по сумме) и распорядитель соответствующего бюджета (если отличается от подразделения-заявителя). В лист рассылки (в обязательном порядке) – Алексей Новосельцев.

Ваши документы будут рассмотрены комиссией после экспертизы со стороны управления бухгалтерского учета (на предмет комплектности и корректности запроса по сумме) и со стороны распорядителя соответствующего бюджета (если отличается от подразделения-заявителя). При получении положительного решения комиссии оригиналы документов нужно будет представить в управление бухгалтерского учета (выплаты будут произведены только по представленным оригиналам документов).

UPD 16.03: 9.4. Какие сроки рассмотрения заявления на возмещение средств?

 

Комиссия начнет рассмотрение документов с 23 марта. Периодичность заседаний – еженедельно.

Вопросы будут выноситься на ближайшее заседание комиссии по мере готовности соответствующих комплектов документов.

Варианты резолюций комиссии:

• поддержать, согласно обращению;
• поддержать частично (с указанием деталей);
• отказать (основания для отказа перечислены ниже).

Кроме того, в отдельных случаях комиссия может выдать рекомендацию распорядителю бюджета, за счет которого планировалось финансирование поездки, дополнительно рассмотреть варианты решения (например, в случаях переносов мероприятий и т.п.).

Вопрос может не быть вынесен на рассмотрение комиссии, если:

• состав запроса не относится к компетенции комиссии (например, не связан с последствиями мер по распространению коронавируса);
• сумма запроса, указанная в служебной записке руководителя подразделения, не подтверждается прилагаемыми первичными документами;
• отсутствуют сведения о результатах рассмотрения возврата средств поставщиками услуг (авиакомпании, отели, туроператоры и т.п.);
• приказ по заявленной командировке был оформлен до 07 марта 2020 года (в этом случае решение комиссии не требуется, авансовый отчет подается в управление бухгалтерского учета в обычном порядке).

Комиссия может отказать (полностью или частично) в возмещении расходов по следующим основаниям:

• распорядитель бюджета поездки не подтвердил ранее принятое решение о ее финансировании (в том числе в указанных объеме и сроке);
• решение об источнике финансирования расходов по поездке до обращения за возмещением расходов по ней не принималось, либо отсутствует;
• отсутствуют документы, подтверждающие авансирование расходов работником.

Заявитель будет проинформирован (через СДОУ):

• об отказе в приеме документов для рассмотрения комиссией, при наличии оснований – в течение трех дней после обращения (начиная с 23 марта);
• о включении вопроса в повестку комиссии – в течение трех дней после положительной экспертизы управления бухгалтерского учета и распорядителя бюджета;
• о принятом комиссией решении – в течение трех дней от даты соответствующего заседания.

UPD 16.03: 9.5. Как я могу узнать, какое решение принято?

 

После рассмотрения комиссией служебные записки с соответствующей резолюцией будут направлены по СДОУ на исполнение в управление бухгалтерского учета с одновременным уведомлением заявителя. В случае положительной резолюции комиссии заявителю необходимо предоставить полный комплект оригиналов документов (служебная записка руководителя подразделения, авансовый отчет, подписанный работником, подтверждающие документы к нему) в управление бухгалтерского учета (в Москве по адресу Кривоколенный переулок, д.3, ком. 414к; в филиалах – по месту размещения бухгалтерии филиала).

Коммуникация по вопросам работы комиссии осуществляется через секретаря комиссии (Исхакова Энже Эльдаровна, помощник проректора Алексея Новосельцева). Коммуникация по вопросам комплектности документов на возмещение – через управление бухгалтерского учета (Пирская Лариса Владимировна, Кравцова Елена Валерьевна). Коммуникация по уточнению ранее установленного источника финансирования поездки – через руководителя подразделения и/или администратора соответствующей университетской программы.

UPD 16.03: 9.6. Какие сроки выплаты по обращениям, получившим положительную резолюцию комиссии?

 

В течение 5-ти рабочих дней после предоставления комплекта оригиналов документов (служебная записка руководителя подразделения, авансовый отчет, подписанный работником, подтверждающие документы к нему) в управление бухгалтерского учета.

Средства будут перечислены на банковскую карту работника, используемую для выплаты заработной платы. По заявлению работника, поданному одновременно с пакетом документов, возможна выдача компенсации наличными средствами в кассе НИУ ВШЭ.

10. Что делать, если я вернулся из страны, которая не входит в список стран с неблагоприятной ситуацией с распространением коронавируса?

Если вы приехали из любой страны до 30 июня 2020 года, вам необходимо проинформировать об этом вашего руководителя и Управление персонала по эл. адресу personal@hse.ru. В случае необходимости у руководителя может быть запрошено подтверждение поездки сотрудника. Подтверждением может служить фото/копия страницы паспорта со штампом о пересечении границы.

11 марта, 2020 г.