FAQ по финансовым вопросам

С 7 марта в Вышке были введены меры по профилактике коронавирусной инфекции, в связи с этим установлен запрет на любые зарубежные командировки и поездки. Отвечаем на самые популярные вопросы о том как будут компенсированы расходы за отмененные командировки и академическую мобильность.

Будут ли сотрудникам оплачиваться дни самоизоляции?

Если вы оформите больничный, дни самоизоляции будут оплачены Фондом социального страхования в установленном порядке.

Если вы перешли на дистанционную работу, дни самоизоляции будут оплачены как обычные рабочие дни.

Если вы оформили отпуск, дни отпуска будут оплачены в установленном порядке для оплаты отпусков.

Что делать, если я запланировал зарубежную командировку?

Если приказ на командировку оформлен:

Если у вас была запланирована командировка в любую зарубежную страну (с выездом в период с 07 марта 2020 г. до 30 июня 2020 г.) и приказ на командировку уже издан, документ будет автоматически отменен Управлением персонала. Вы и ваш руководитель будете об этом проинформированы по корпоративной почте.

Чтобы возместить потраченные средства, вам необходимо незамедлительно обратиться к поставщикам услуг (авиакомпания, отель и т.п.) за возмещением расходов.

Если поставщик обоснованно не возвращает средства, Вышка возместит вам понесенные расходы. Для этого в обычном порядке подайте авансовый отчет по отмененной командировке с приложением подтверждающих документов. Расходы будут компенсированы из того бюджета подразделения или программы, за счет которого планировалась оплата командировочных расходов. Для этого в авансовом отчете должен быть приведен источник финансирования командировки, указанный в отмененном приказе о командировании.

Если приказ на командировку еще не оформлен:

Если вы самостоятельно приобрели билеты и/или понесли другие расходы по планируемой зарубежной командировке (с выездом в период с 07 марта 2020 г. по 30 июня 2020 г.), а приказ о командировании по состоянию на 07 марта 2020 г. не был оформлен, вам следует незамедлительно обратиться к поставщикам услуг (авиакомпания, отель и т.п.) за возвратом уплаченных средств.

Если поставщик обоснованно не возвращает средства, Вышка может возместить вам понесенные расходы по решению специальной комиссии, созданной под председательством проректора Алексея Новосельцева. Для этого оформите служебную записку с подписью руководителя вашего структурного подразделения на имя Алексея Новосельцева. В ней должно быть подтверждение того, что командировка была запланирована, и просьба возместить понесенные расходы (с указанием суммы к возмещению). К служебной записке необходимо приложить первичные документы (которые вы обычно прикладываете к авансовому отчету) и подтверждение поставщиков об отказе от возврата ранее уплаченных средств.

В случае положительного решения комиссии расходы будут компенсированы из того бюджета подразделения или программы, за счет которого планировалась оплата ваших командировочных расходов.

Если при возврате билетов поставщик услуги требует оплатить штраф за возврат, можно ли будет эти траты компенсировать за счет средств источника планируемой командировки?

Да, вам следует приложить к авансовому отчету квитанцию об уплате штрафа за возврат.

Расходы на оформление визы не возвращаются ни при каких условиях. Нужно ли сотруднику получать документ, подтверждающий это, или можно запросить компенсацию расходов только на основании первичных документов?

Да, в этом случае можно запросить компенсацию на основе имеющейся квитанции об уплате визового сбора. Отдельного запроса в посольство не требуется, но следует учесть, что визовый сбор будет рассматриваться к возмещению только если виза выдана на срок менее 6 месяцев.

В какой срок и по какой процедуре можно подать документы на возмещение расходов по отмененным зарубежным командировкам?

Если приказ о вашей командировке был оформлен до 7 марта 2020 года и затем отменен в силу мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции, вы можете подать авансовый отчет в обычном порядке. При наличии подтверждающих документов специального решения комиссии не требуется, проавансированные вами расходы будут возмещены, как если бы такая поездка состоялась (за счет бюджета, ранее определенного как источник финансирования поездки).

При этом предварительно вам необходимо предпринять усилия по возврату этих расходов от задействованных вами поставщиков (авиакомпании, отели, турагенты и т.д.). Основанием для возмещения расходов в данном случае будет сам факт отмены приказа о командировании и приказ НИУ ВШЭ от 07.03.2020.

Срок подачи такого авансового отчета в управление бухгалтерского учета НИУ ВШЭ: в общем случае – в течение трех дней от даты отмененного выезда из России. Этот срок продлевается, если вы находитесь в самоизоляции – на период до ее окончания.

Если отменена поездка, приказ о командировании по которой до 7 марта 2020 года не был оформлен, а расходы по ней вы уже проавансировали за свой счет, то их возмещение возможно (в части средств, обоснованно не возвращенных поставщиками услуг по поездке) на основании решения комиссии по вопросам возмещения расходов, которую возглавляет проректор Алексей Новосельцев. В данном случае вам также необходимо предварительно предпринять усилия по возврату этих расходов от задействованных поставщиков.

Рассмотрение вопроса комиссией инициируется служебной запиской руководителя вашего подразделения с указанием суммы расходов к возмещению и источника финансирования, который изначально был определен для данной поездки (в случае положительного решения комиссии возмещение расходов будет осуществлено за счет этого источника). Срок подачи документов в комиссию – до 30 июня 2020 года.

Пакет документов для рассмотрения комиссией (служебная записка руководителя подразделения и фотокопии первичных документов) направляется в электронном виде по СДОУ на имя председателя комиссии – проректора Алексея Новосельцева.

Ваши документы будут рассмотрены комиссией после экспертизы со стороны управления бухгалтерского учета (на предмет комплектности и корректности запроса по сумме) и со стороны распорядителя соответствующего бюджета (если отличается от подразделения-заявителя). При получении положительного решения комиссии оригиналы документов нужно будет представить в управление бухгалтерского учета (выплаты будут произведены только по представленным оригиналам документов).

Как сделать так, чтобы студенту компенсировали расходы на академическую мобильность?

Подробнее об этом в отдельной статье. 

Какие сроки рассмотрения заявления на возмещение средств?

Комиссия начнет рассмотрение документов с 23 марта. Периодичность заседаний – еженедельно.

Вопросы будут выноситься на ближайшее заседание комиссии по мере готовности соответствующих комплектов документов.

Варианты резолюций комиссии:

• поддержать, согласно обращению;
• поддержать частично (с указанием деталей);
• отказать (основания для отказа перечислены ниже).

Кроме того, в отдельных случаях комиссия может выдать рекомендацию распорядителю бюджета, за счет которого планировалось финансирование поездки, дополнительно рассмотреть варианты решения (например, в случаях переносов мероприятий и т.п.).

Вопрос может не быть вынесен на рассмотрение комиссии, если:

• состав запроса не относится к компетенции комиссии (например, не связан с последствиями мер по распространению коронавируса);
• сумма запроса, указанная в служебной записке руководителя подразделения, не подтверждается прилагаемыми первичными документами;
• отсутствуют сведения о результатах рассмотрения возврата средств поставщиками услуг (авиакомпании, отели, туроператоры и т.п.);
• приказ по заявленной командировке был оформлен до 07 марта 2020 года (в этом случае решение комиссии не требуется, авансовый отчет подается в управление бухгалтерского учета в обычном порядке).

Комиссия может отказать (полностью или частично) в возмещении расходов по следующим основаниям:

• распорядитель бюджета поездки не подтвердил ранее принятое решение о ее финансировании (в том числе в указанных объеме и сроке);
• решение об источнике финансирования расходов по поездке до обращения за возмещением расходов по ней не принималось, либо отсутствует;
• отсутствуют документы, подтверждающие авансирование расходов работником.

Заявитель будет проинформирован (через СДОУ):

• об отказе в приеме документов для рассмотрения комиссией, при наличии оснований – в течение трех дней после обращения (начиная с 23 марта);
• о включении вопроса в повестку комиссии – в течение трех дней после положительной экспертизы управления бухгалтерского учета и распорядителя бюджета;
• о принятом комиссией решении – в течение трех дней от даты соответствующего заседания.

Как я могу узнать, какое решение принято?

После рассмотрения комиссией служебные записки с соответствующей резолюцией будут направлены по СДОУ на исполнение в управление бухгалтерского учета с одновременным уведомлением заявителя. В случае положительной резолюции комиссии заявителю необходимо предоставить полный комплект оригиналов документов (служебная записка руководителя подразделения, авансовый отчет, подписанный работником, подтверждающие документы к нему) в управление бухгалтерского учета (в Москве по адресу Кривоколенный переулок, д.3, ком. 414к; в филиалах – по месту размещения бухгалтерии филиала).

Коммуникация по вопросам работы комиссии осуществляется через секретаря комиссии (Исхакова Энже Эльдаровна, помощник проректора Алексея Новосельцева). Коммуникация по вопросам комплектности документов на возмещение – через управление бухгалтерского учета (Пирская Лариса Владимировна, Кравцова Елена Валерьевна). Коммуникация по уточнению ранее установленного источника финансирования поездки – через руководителя подразделения и/или администратора соответствующей университетской программы.

Какие сроки выплаты по обращениям, получившим положительную резолюцию комиссии?

В течение 5-ти рабочих дней после предоставления комплекта оригиналов документов (служебная записка руководителя подразделения, авансовый отчет, подписанный работником, подтверждающие документы к нему) в управление бухгалтерского учета.

Средства будут перечислены на банковскую карту работника, используемую для выплаты заработной платы. По заявлению работника, поданному одновременно с пакетом документов, возможна выдача компенсации наличными средствами в кассе НИУ ВШЭ.

18 марта, 2020 г.