Студенческая мобильность: как получить компенсацию

В начале марта Вышка приняла меры против распространения коронавирусной инфекции. Все программы академической мобильности были приостановлены. Администрация университета подготовила инструкции, рассказывающие, как можно компенсировать потраченные средства. 

1. Что делать, чтобы мои расходы на мобильность компенсировали?

Необходимо незамедлительно обратиться к поставщикам услуг (авиакомпания, общежитие и т.п.) за возмещением понесенных расходов. В случае отказа поставщика в возврате средств следует получить документальное подтверждение отказа.

Если поставщик обоснованно не возвращает средства, Вышка может возместить понесенные студентом расходы по решению специальной комиссии – в случаях, описанных ниже (см. ответ на вопрос №2).

2. В каких случаях я могу рассчитывать на возмещение расходов по отмененной (прерванной) зарубежной поездке в рамках программ международной академической мобильности Вышки?

Вы можете рассчитывать на возмещение расходов по поездке, выезд по которой состоялся или планировался в период до 30 июня 2020 года, если еще до плановых дат ее начала университет (подразделение, программа) официально подтвердил, что ваши расходы будут полностью или частично компенсированы (кроме случаев грантовых выплат, полученных вами перед поездкой).

То есть университет выполнит ранее взятые обязательства по компенсации ваших расходов независимо от того, что такая поездка вынужденно не состоялась, как было запланировано, или была прервана.

Это, в частности, относится к зарубежным поездкам студентов всех кампусов в рамках следующих видов мобильности:

• Программы академического и студенческого обмена с вузами-партнерами;
• Программы стажировок, организованные или поддержанные факультетами и аспирантскими школами;
• Мобильность в рамках программ двойных дипломов (ПДД);
• Участие в интеллектуальных соревнованиях и научных мероприятиях.

Возмещение осуществляется за счет бюджетов подразделений или программ, за счет которых было одобрено предоставление финансовой поддержки по вашей поездке. Решение о возможности такого возмещения будет приниматься руководителями этих подразделений или программ с учетом рекомендаций специально созданной комиссии.

При подаче запроса на возмещение этих расходов студент должен подтвердить свое обращение к поставщикам услуг (авиакомпания, общежитие и т.п.) за возвратом уплаченных денежных средств и получение от них частичного возврата или отказа от возврата.

3. На возмещение каких расходов студенты могут претендовать?

К возмещению могут рассматриваться те расходы, на покрытие которых вам была ранее одобрена финансовая поддержка со стороны университета (подразделения, программы).

В общем случае это может быть оплата (полная или частичная, в зависимости от принятого ранее решения о финансовой поддержке): визового и консульского сбора, билетов, медицинской страховки для выезда за рубеж, предоплаченного проживания, регистрационного взноса в университет (есть требовался).

Кроме этого, могут также рассматриваться – штраф за возврат билета, по которому обучающийся должен был вернуться в конце обучения, и покупка нового билета для досрочного возвращения в Россию в связи с прерыванием поездки из-за мер по борьбе с коронавирусной инфекцией.

4. Как подать заявку на возмещение расходов и какие нужны документы?

Если ваш случай соответствует указанным в ответе на вопрос № 2, то вы можете обратиться в Центр международной студенческой мобильности по адресу international.study@hse.ru (если вы студент) или в Управление аспирантуры и докторантуры к Елене Викторовой (если вы аспирант). Напишите электронное сообщение, в котором обязательно укажите запрашиваемую к возмещению сумму и расшифруйте, из каких расходов она состоит. К сообщению нужно приложить:

• фото/копии документов (в т.ч. электронных) об оплате вами этих расходов;
• копию ранее полученного вами решения ВШЭ о финансовой поддержке;
• копию приглашения принимающей стороны (университета-партнера);
• документы (в т.ч. электронные), подтверждающие отказ возврата поставщиками услуг по вашей поездке уплаченных вами средств (авиакомпании, отели и т.п.).

Для рассмотрения вашего обращения достаточно фото или копий документов (в т.ч. электронных). После получения положительного решения о возмещении расходов вам потребуется представить оригиналы подтверждающих документов, которые будут основанием для перечисления денежных средств).

5. Какие сроки подачи заявок на возмещение средств?

Вы можете подать заявку до 30 июня 2020 года (если этот срок не будет продлен дополнительными решениями в зависимости от развития ситуации с коронавирусной инфекцией).

6. Если все оплаты проводились с банковской карты третьих лиц (родителей или других родственников), какие дополнительные документы необходимо предоставить для возмещения?

Если ранее принятое решение о финансовой поддержке вашей поездки допускало компенсацию оплаченных таким образом расходов (в том числе согласно общим правилам соответствующей программы), то дополнительных документов не потребуется.

В ходе рассмотрения заявки у вас могут запросить письменное подтверждение от ваших спонсоров (родителей или других родственников) о том, что эти платежи были ими произведены за вас (требуемая форма будет вам направлена), в этом случае такое подтверждение включается в состав документов, необходимых для получения возмещения. 

7. Если за возмещением обращается иностранный студент, нужны ли какие-либо дополнительные документы?

Нет, поскольку вы уже являетесь студентом НИУ ВШЭ и ваши персональные сведения есть в распоряжении профильных служб университета.

8. Каковы сроки рассмотрения обращений студентов за возмещением расходов?

Ориентируйтесь на двухнедельный срок рассмотрения вашего обращения.

Центр международной студенческой мобильности или Управление аспирантуры и докторантуры направит ваше обращение руководителю подразделения или программы, принимавшему первоначальное решение о финансовой поддержке вашей поездки.

После проверки подтверждающих документов заявка может быть вынесена им на рассмотрение университетской комиссии по вопросам возмещения расходов в связи с мерами по предотвращению распространения COVID-19, заседания которой проводятся еженедельно.

9. Как будет происходить возмещение средств?

Средства будут перечислены на вашу платежную карту МИР в течение 5-ти рабочих дней после поступления комплекта документов в Управление бухгалтерского учета. Наличные расчеты приостановлены в связи с мерами по предотвращению распространения COVID-19.

10. Есть ли какие-то ограничения по возмещению, если студент учится на коммерческой основе?

Рассмотрение обращений по возмещению расходов в рамках программ академической мобильности основано на ранее принятых решениях о финансовой поддержке поездок студентов и не связано с их бюджетным статусом.

11. Я выиграл(-а) стипендию эндаумент-фонда для участников программ академической мобильности в весеннем семестре 2019/2020 учебного года. Будет ли она мне выплачена?

Если вы уехали в партнерский университет, приступили к обучению и отправили подтверждение в офис академической мобильности ВШЭ, то стипендия будет вам выплачена в полном объеме, даже если вы были вынуждены прервать обучение и вернуться в Россию.

В случае, если вы не успели уехать до введения ограничений, право на получение стипендии сохраняется за вами для участия в программе мобильности в будущем. 

23 марта, 2020 г.