«С точки зрения вышкинских сервисов и платформ все готово к дистанту»

Старший директор по цифровой трансформации Алексей Чукарин рассказал «Вышке для своих» о том, готов ли университет к возможному дистанту, о Smart LMS, HSE App X и новых продуктах для сотрудников.

– Если Вышка будет вынуждена снова уйти на дистанционку, цифровой блок готов к этому?

– Да. Мы многое сделали весной, когда университет срочно ушел на дистант. Эти наработки никуда не делись, все системы, каналы есть и работают. Не могу сказать, что сейчас изобилие ресурсов и мы готовы каждому студенту и сотруднику выдать по лэптопу или проложить интернет до квартиры. Лет через десять, возможно, мы дойдем и до этого. Но с точки зрения вышкинских сервисов и платформ все готово, необходимые технические мощности уже сейчас приведены в полную готовность.

– Весной было много жалоб на интернет в общежитиях...

– Этим летом мы полностью перестроили интернет-хаб в Дубках, нашем самом большом общежитии. Это не виртуальная история, заново построена Wi-Fi-сеть, интернет в нее подается по радиорелейной связи – 1 гигабит, идет прокладка оптического канала, который полностью снимет все ограничения на скорость, которую должна обеспечивать компания МТС: не менее 20 мегабит на авторизованное подключение. Приемка «физики» в здании состоялась, были небольшие замечания – исправлены. Сейчас авторизация настроена по номерам мобильных телефонов, но скоро появится авторизованная сеть, а сеть по телефонным номерам будет переведена в разряд гостевой.

@Даниил Прокофьев

В других общежитиях увеличена пропускная способность каналов. Мы мониторим в режиме реального времени, насколько загружены каналы в общежитиях. В последнее время выявили резко возросший трафик в четырех московских общежитиях. В двух из них каналы уже расширили, в двух других расширим в течение недели. По остальным в пике не превышает 60%. Есть проблемы с общежитием №6. Если проект в Дубках будет успешным, это общежитие – первый кандидат на реализацию по новой схеме. В общежитии старая проводная сеть, наша пассивка, активное оборудование провайдера. Историческое наследие, которое мы всё не могли исправить из-за большого объема требуемых вложений.

Естественно, у ребят есть возможность обратиться к нам, и, если возникают локальные проблемы, мы оперативно реагируем. Главное, чтобы обращения были не анонимными, а с указанием комнаты проживания

– Куда студенты могут писать?

– Все контакты есть на странице цифрового блока. Студенты могут либо написать на почту digital@hse.ru, либо позвонить по телефону «55555» из зданий или по телефону +7 (495) 625-50-15. Эти телефоны доступны с 8 утра до 10 вечера по московскому времени с понедельника по субботу.

Мы ввели жесткую систему регистрации всех обращений, и три раза в неделю мне дают полную картину по всем заявкам и обращениям. Сейчас самая популярная тема – это смена паролей. Вчера у нас было порядка 600 обращений, сегодня еще 200 (интервью состоялось на следующий день после окончания работ по сбросу студенческих паролей. – «Вышка для своих»). Для вопросов по интернету в общежитиях есть специальный канал wifi@hse.ru, запросы сразу попадают инженерам.

– Возможно, в будущем университет снова ждет дистанционная сессия. В июне у студентов было довольно много негатива в отношении того, как это было организовано.

– Думаю, в первую очередь это было связано с тем, что прокторинг – это некомфортный способ сдачи экзаменов по определению. Даже если студент сдает традиционный экзамен очень строгому преподавателю, все равно он находится в понятной среде. Системы прокторинга пока в этом смысле далеко не идеальны, и, на мой взгляд, Вышка пользуется лучшей из тех, что есть в России. Это система «Экзамус». Были и организационные проблемы, связанные с тем, что наши внутренние процессы не были до конца отстроены. Нашим коллегам из учебного блока приходилось решать много задач одновременно, и они делали это, кажется, 28 часов в сутки.

@Даниил Прокофьев

– А технические проблемы с чем были связаны?

– Они были двух категорий. Первая связана с устойчивостью инфраструктуры «Экзамуса». Вся страна не была готова к тому, что образование полностью перейдет в онлайн, и «Экзамус» вместе с нами как одним из крупнейших клиентов отстраивал систему балансировки нагрузки.

У них прекрасно работает система, когда экзамен одновременно сдают 500-1000 человек. И тут приходит Вышка и говорит, что нам надо, чтобы экзамен одновременно сдавали 8000 человек, а лучше 10 000. Вместе с ними мы увеличили серверные мощности так, чтобы «Экзамус» научился «переваривать» 4000 одновременно сдающих студентов. Если во время экзаменов не выходить за это число, технических проблем в этой части не будет.

Вторая история – это DDoS-атаки. Атаковали не только нас, а все крупные университеты: РАНХиГС, РУДН, МГУ. За всю весенне-летнюю сессию было всего два случая, когда атака достигла своей цели. Конечно, этого вообще не должно было произойти, но нужно принять во внимание, что за весь период сессии нас «ддосили» более тысячи раз, а суммарное время простоя от DDoS-атак составило меньше 40 минут.

Понятно, что абстрактно рассуждать удобно, а для студента, у которого в последний момент на экзамене что-то не сработало, это реальная проблема. Но, насколько я знаю, в таких кейсах преподаватели шли студентам навстречу.

– Сейчас у вас есть механизмы предотвращения таких атак?

– Мы полностью перевели процессы в так называемую демилитаризованную зону. У нас вообще нет серверов, связанных с проведением аттестации, которые «смотрели» бы в интернет, кроме серверов, которыми пользуется «Вышка.Онлайн», потому что у них много внешних пользователей. Все наши внутренние пользователи защищены межсетевыми экранами – файрволами. Весной провели замену граничных файрволов на более производительные, скоро еще раз проведем замену.

Сейчас у нас три-четыре крупные DDoS-атаки каждую ночь, днем бывают атаки во время сессий, крупных конференций и мероприятий. К примеру, на «Другой День Вышки» нас «ддосили» два с половиной часа, но это никак не сказалось на мероприятии.

@Даниил Прокофьев

– В пандемию в цифровом блоке стартовал проект цифровых ассистентов. Он существует до сих пор?

– Да, и он очень востребован. Сейчас в нем участвует около 60 человек, это студенты разных направлений и специальностей, больше технических (МИЭМ и ФКН), но есть и ребята с ФМЭиМП и ФГН.

В основном их задача – оперативная помощь преподавателям по цифровым видео-сервисам Zoom, MS Teams и Webinar и других несложных, часто встречающихся ситуациях, к которым было бы неэффективно подключать профессиональных инженеров со второй линии поддержки. Например, при смене пароля или подаче электронных документов для приемной кампании.

Ребята полностью берутся за эту задачу и обеспечивают первую линию поддержки. Они блестяще справляются, это мое любимое подразделение.

Второе направление работы – проектная деятельность внутри цифрового блока. Сейчас это уже около 20 человек, они активно включились в интересные им проекты. Мы не заставляем, а просто даем возможность участвовать. Есть ребята, которые работают в отделе суперкомпьютерного моделирования, другие занимаются образовательными сервисами, интеграционными решениями. В общем, это перспективное направление.

Летом ректор дал поручение, чтобы цифровых ассистентов у нас было не 60, а 300 и чтобы они были амбассадорами цифровизации университета на факультетах и могли помочь любому преподавателю или сотруднику, если у него возникают какие-либо сложности. Есть факультеты, которые и сами это уже делают, тот же МИЭМ или Высшая школа бизнеса.

– Тот опыт, технологии, процессы, которые вы наработали во время дистанта, можно будет использовать, когда пандемия закончится?

– И да, и нет. Многое делалось в экстремальные сроки, и решения получились несбалансированные. Например, на разработку и тестирование некоторых сервисов у нас было не больше восьми часов. Можно ли и нужно ли их использовать в следующем году в том виде, в котором они были сделаны? Точно нет. Мы сейчас немного отдышимся после 1 сентября и к следующей приемной кампании многие технические решения, которые судорожно и в спешке создавались в экстремальных условиях, поменяем на промышленные качественные образцы.

– Почему пришлось остановить кампанию по записи на курсы по выбору 3 сентября?

– Мы совместно с учебным блоком приняли решение остановить запись, потому что был целый ряд недоработанных моментов. Объективно, с точки зрения технической реализации, требовалось дополнительное время для тестов. Пользовательские модели не всегда так хороши, как кажутся, и тестирование может показать их изъяны. К сожалению, мы не успели отработать все к 3 сентября и решили перенести запись на 8-е число.

– В следующую кампанию по выбору курсов этот опыт будете учитывать?

– Конечно. Мы не вмешиваемся в организацию учебного процесса, но тем не менее сформулировали некоторые предложения, которые учебный блок счел возможным принять. Во-первых, это возможность заранее, до того, как открывается запись, изучить все возможные варианты выбора. В идеале студенты смогут собирать своего рода предварительную корзину курсов по выбору. В момент старта кампании им останется только подтвердить свой выбор. Во-вторых, это пресеты – наборы программ и учебных дисциплин, которые наследуются из года в год.

– Какие преимущества Smart LMS дает студентам?

– Основное преимущество: в этой системе можно будет вести занятия, собирать курсы и программы учебных дисциплин, наследовать прошлогодние материалы, управлять группами, сливать их, разбивать. В общем, все то, что сейчас делают руками, мы стараемся вложить в новую LMS. У нас есть несколько десятков преподавателей-энтузиастов, которые уже сейчас пользуются Smart LMS. В целом мы достаточно оптимистично настроены и думаем, что уже 1 сентября 2021 года полностью откажемся от старой LMS.

– Какие-то еще нововведения для студентов от вас будут?

– Мы начинаем тестировать электронные ведомости. Сейчас есть виртуальные зачетки, но преподаватели все равно переносят все сведения в бумажную ведомость. В эту сессию мы начинаем эксперимент и к концу учебного года всю Вышку переведем на электронный зачетно-экзаменационный цикл.

В ближайшие дни запускаем полностью обновленное приложение HSE App X, его делает та же команда, что и HSE App. Там будет полная интеграция со всеми системами Вышки. Например, раньше были периодические задержки с обновлением расписания, теперь эта проблема решена. Туда же будут встроены приятные вещи: управление расписанием, возможность прокладывать маршрут по кампусу и т.д. Прямо в смартфоне будет собран весь текущий учебный процесс.

@Даниил Прокофьев

– В конце сентября цифровой блок сбрасывал пароли студентов от их учеток. Для чего это понадобилось?

– Мы мигрируем на новую учетную систему. Например, во время дистанта преподаватели жаловались, что не могут создать мероприятие прямо в MS Teams и добавить туда студентов своей группы. Эта проблема была связана с тем, что преподавательские аккаунты были в одной учетной базе, а студенческие – в другой, облачной, которая была размещена в Microsoft много лет назад. Чтобы решить проблему, мы все учетные записи свели в одну систему.

Сначала хотели запустить этот процесс в начале сентября, но потом рассудили так: в начале года, когда ребята выбирают курсы, знакомятся с новыми системами и сервисами, запустить еще и смену паролей будет болезненно. К тому же 1 сентября во всех вышкинских системах было указано только 3500 студенческих телефонов, на которые можно было бы направлять инструкции по смене пароля. Если бы мы тогда запустили процесс, менять пароли остальным студентам учебным офисам пришлось бы вручную. К 26 сентября в системе было уже 36 000 телефонных номеров.

Мы получили около 600 обращений после смены паролей, это примерно 1% студентов. Могу сказать, что для крупных корпоративных систем мы эту смену прошли безболезненно.

– Для сотрудников будут новые сервисы и приложения?

– Мы уже запустили в этом году новый личный кабинет. Сейчас готовимся к переводу в электронный формат процессов по сотрудникам, работающим по ГПХ.

После Нового года Вышка переедет на новую систему электронного документооборота. Это тектонический сдвиг и первый элемент нашей новой бэк-офисной платформы. Здесь мы движемся медленнее, чем в образовательных решениях, потому что многие бухгалтерские, юридические вопросы привязаны к исполнению федерального законодательства.

Наша бэк-офисная платформа полностью строится на 1С-решениях. Первый крупный модуль, который будет запущен в середине февраля, – это 1С-Документооборот.

– А приложение, как для студентов, у сотрудников появится?

– Да, и оно будет запущено к Новому году. Это будет личный кабинет в смартфоне. Новый ЕЛК сверстан так, что адаптивная верстка позволяет работать на смартфоне, но всегда есть какие-то нюансы и ограничения. Из приложения можно будет звонить, писать, искать сотрудников, делать заявки, согласовывать заявления и так далее.

Автор текста: Резникова Анна Петровна, 6 октября, 2020 г.