Как организовать онлайн-мероприятие с нуля

Почти год все мероприятия в университете проходят дистанционно. Дарья Конева (Ингруп СтС), Сергей Старцев (Республика ученых) и Алена Макшанчикова (дирекция по развитию студенческого потенциала) рассказывают, что нужно знать, если вы планируете онлайн-мероприятие, как вовлечь аудиторию и каких ошибок важно избежать.

С чего начать подготовку мероприятия

Дарья Конева:

• Команда. Мероприятия, будь то онлайн или офлайн, почти невозможно провести одному. Важно, чтобы люди понимали, в чем конкретно их зона ответственности и что онлайн отличается от офлайна.
• Уникальность мероприятия. Нужно понять, какие мероприятия уже проводились и в чем принципиальное отличие вашего от тех, что уже были.
• Лучшие практики. Стоит изучить успешные механики и форматы, которые уже сработали в других онлайн-мероприятиях и адаптировать их под ваши цели, задачи и аудиторию. 

Алена Макшанчикова:

• Предварительный ресерч. Начать организацию любого мероприятия важно с понимания целей, задач, аудитории и ограничений, с которыми вы работаете. 
• Контент. Если удалось понять, для чего и для кого ваш проект, подумайте о контенте, который хотите подготовить для гостей. Это поможет определиться с дальнейшими организационными шагами: выбрать сервис или платформу проведения, определить шаги по продвижению, которые помогут гостям выделить ваше мероприятие из альтернативных и др. 

Сергей Старцев:

• Технические вопросы. Нужно рассчитать количество зрителей и подобрать подходящие платформы, которые могут вместить всех участников. 
• Красивый визуал. Люди, очевидно, устали от онлайн-ивентов, поэтому существует не так много способов привлечь их внимание. Красивое графическое оформление – один из таких инструментов. 
• Модерация. Если вы планируете мероприятие с открытым чатом, следует заранее подумать о его модерации. 
• Пиар. Самое важное: как можно раньше сообщать потенциальным участникам о своем мероприятии. Каналов информации море: корпоративные рассылки, телеграмм-каналы, официальный портал. Очень важно, чтобы анонс или какой-то открывающий материал появлялся каждый день. В области контента для продвижения мероприятия можно экспериментировать и выкладывать не только тексты и интервью. Например, наше последнее мероприятие мы делали с помощью ребят из Научных боев, которые внедрили свою фишку – карточки с разнообразной информацией. 

Высшая школа экономики/Даниил Прокофьев

Этап №1. Как сделать так, чтобы участникам не было скучно

Алена Макшанчикова:

Правильные тема и дата. Студентов, как и сотрудников, удержит интересный контент и корректно подобранный формат. Удобное время и дата также позволят сфокусироваться на вашем мероприятии и не отвлекаться на рабочие или учебные письма и остальные задачи. 

Дарья Конева:

Уникальность. Чтобы убедить аудиторию потратить час только на ваше мероприятие, необходимо предложить ей уникальный полезный контент, который нельзя найти в открытом доступе. 

Сергей Старцев:

Практика. Верный способ заставить людей дольше остаться у экрана – прикладной характер мероприятия. Многочасовые лекции будут менее востребованы, чем мастер-классы и школы по развитию навыков. Это может быть улучшение академического письма, развитие стрессоустойчивости у молодых ученых, советы по публикационной активности и пр. 

Алена Макшанчикова:

Учет особенностей аудитории и взаимодействие с участниками. Если ваше мероприятие предполагает длительное вовлечение аудитории, важно помнить о ряде ограничений: например, детям до 5 лет сложно участвовать в занятии или игре без помощи родителей, детям от 6 до 10 трудно удерживать внимание более 30 минут и пр. Обратная связь и взаимодействие с участниками во время всего занятия поможет поддержать и вовлеченность гостей, и общую динамику происходящего.

Сергей Старцев:

Длительность. Мероприятия стоит организовывать короче и динамичнее: тема или спикер могут меняться каждые 20-30 минут. 

Этап №2. Как выбрать платформу

Алена Макшанчикова:

Платформу для проведения мероприятия важно выбирать, основываясь на задачах и целевой аудитории. Для каких-то проектов будет достаточно ZOOM, какие-то трансляции можно вывести на портал университета или на страницы проекта в социальных сетях.

Мы проводили фестиваль «Ночь.PROсебя» на внешней арендованной платформе DEEP Platform. Для организации проекта с аналогичной механикой важно предусмотреть расходы на услуги команды платформы в бюджете проекта. 

Дарья Конева:

Платформа также должна соответствовать финансовым ограничениям. Перед первым разговором с подрядчиком составьте список всего, что вам может понадобится на мероприятии: наличие чата, определенное количество участников, модератор, возможность сделать динамичную навигацию по программе. Четко оговорите сроки, которые потратят разработчики на исполнение. Также нужно понимать, как именно вы общаетесь с аудиторией: постоянные активности на сайте, прямые эфиры или что-то еще. 

Высшая школа экономики/Даниил Прокофьев

Этап №3. Что нужно учесть на этапе тестирования мероприятия

Алена Макшанчикова:

• Изучите примерные риски и проработайте план действий на случай их наступления. Самые распространенные: превышение лимита пользователей, обвал трансляции из-за повышенного трафика.
• Лимит гостей можно отследить с помощью предварительной регистрации. 
• Особое внимание следует уделить техническим вопросам организации трансляции: стабильный интернет, антураж, «заглушки» между элементами программы и пр. 

Дарья Конева:

• Несколько слов о тайминге: подготовка мероприятия должна проходить очень оперативно и динамично, чтобы разработчики успели осуществить все задумки, а организаторы мероприятия – внести правки. 
• Подготовка очень важна. Необходимо заранее продумать примерные сценарии прямых трансляций и обсуждать их с онлайн-волонтерами, которые будут задействованы в мероприятии. Важно понимать, что после запуска эфира трансляция и переходы должны работать как часы. Мы проводили все прямые трансляции из корпуса на Покровке, и за два дня до события провели там тестинг интернета. Это позволило избежать проблем в день мероприятия.
• Коммуникация с подрядчиком (платформой). Выбирая платформу под фестиваль «Ночь», мы сообщили подрядчику количество гостей, которое было в полтора раза больше, чем мы рассчитывали. Важно заранее обговорить риски с техническими специалистами, чтобы все стороны знали, что делать в случае их возникновения. 

Сергей Старцев:

Один из главных рисков – это нестабильное Wi-Fi соединение. Совет: перед мероприятием стоит подготовить организаторский SOS-чат для оперативного решения кризисных ситуаций. 

Этап №4. Мероприятие проведено. Нужно ли еще что-то делать?

Алена Макшанчикова:

Конечно! Подготовка пост-релизов, фото- и видеоотчета – важная составляющая любого события. Особо отмечу важность обратной связи по итогам мероприятия как с гостями, так и внутри команды и с подрядчиками. Что удалось? Что можно было сделать точнее?

Сергей Старцев:

Мы обычно готовим большой материал на главный портал Вышки и делаем финальное видео, плейлисты с нарезанными выступлениями спикеров. Они пользуются спросом: студенты обычно пишут нам в комментарии, чтобы мы скорее открыли ролики с мероприятий. 

Материал подготовлен Центром реализации третьей миссии университета

16 февраля, 2021 г.