В Дирекции по корпоративным закупкам и торгам открылась служба поддержки для подразделений университета

В Дирекции по корпоративным закупкам и торгам начал работать колл-центр – Сервисная служба поддержки подразделений университета. О том, зачем необходима новая структура, с какими вопросами можно обращаться и что изменилось в закупочном законодательстве в текущем году «Вышке для своих» рассказала Татьяна Обернибесова. 

– Что такое Сервисная служба поддержки пользователей и для чего она создана? 

– Это информационно-справочный центр для подразделений университета, которые в своей профессиональной деятельности занимаются закупкой товаров или услуг. 

Совсем недавно Вышка перешла на новую систему электронного документооборота (СЭД) в рамках процесса автоматизации закупочной деятельности университета. Мы понимали, что переход на новую систему вызывает беспокойство у сотрудников, которым предстоит в ней работать. Чтобы помочь подразделениям, в том числе и в нестандартных ситуациях, и была создана Сервисная служба. 

Наши сотрудники помогают подразделениям формировать в системе закупочные документы, начиная с заявки в план закупки и заканчивая исполнением договоров, запускать в СЭД бизнес-процессы по этим документам. 

Мы оперативно консультируем работников как по общим вопросам прохождения в СЭД документов по бизнес-процессам закупок, так и по содержательным, связанным с формированием закупочных документов и введением в систему информации о закупках. 

Как обратиться в Сервисную службу поддержки

Сотрудники могут найти контакты в Пространстве пользователя СЭД. Также контакты сотрудников Сервисной службы можно найти на странице дирекции.

В состав Сервисной службы входит восемь сотрудников. Подразделение возглавила Дарья Кокунова. Она является аналитиком по разработке документопотоков закупочной деятельности в СЭД. 

– С какими проблемами чаще всего обращаются пользователи?

– Возникают сложности как при прохождении документов по бизнес-процессам,  так и при формировании закупочных документов.

За полтора месяца работы наши специалисты провели уже более четырех тысяч консультаций подразделениям университета, обработали в СЭД более 600 документов, поступивших от подразделений.

– Сервисная служба поддержки будет работать постоянно?

– Мы создавали службу на переходный период работы университета в новой системе документооборота, но, если такая необходимость будет, рассмотрим вопрос о консультировании подразделений на постоянной основе. В настоящее время особенно актуальна тема автоматизации бизнес-процессов —  переноса задач в сервисы для автоматизации с целью создания общего пространства для совместной работы бэк-офиса университета.

Думаю, это особенно важно, учитывая, что законодательная база по закупкам постоянно ужесточается. 

– Можете ли вы привести пример таких изменений?

– В этом году в законодательство внесены сразу несколько важных изменений. В январе 2021 года ужесточились требования к формированию плана закупки, в связи с чем подразделения должны тщательно изучать рынок и предоставлять более подробные сведения для их включения в план закупки.

Поскольку одной из стратегических задач в России является развитие малого и среднего предпринимательства (СМСП), закупкам, проводимым среди СМСП, уделяется особое внимание в законодательной базе по закупкам. В апреле 2021 года в Закон о закупках (223-ФЗ) внесены изменения, связанные с процедурой электронных закупок, проводимых только среди малого и среднего предпринимательства: изменен порядок проведения таких закупок, закреплен перечень сведений и документов, которые заказчики вправе запрашивать у участников таких закупок.

Также в этом году для заказчиков определен обязательный перечень и минимальная квота закупаемых в течение года отечественных товаров. Речь идет, в том числе, о компьютерной технике, бумаге, мебели, автомобилях и многом другом. Всего в перечне 251 наименование, доля закупаемого российского товара по ним должна быть в пределах 50-60%, по отдельным позициям – 90%. 

Есть и другие важные изменения, влияющие на проведение закупок в университете. 

Здесь очень важно понимать, что исполнение законодательства по закупкам, эффективное и качественное расходование бюджетных средств – это во многом вопрос безопасности Вышки в целом.

Поэтому мы призываем коллег – при появлении вопросов в части работы по закупочной деятельности в СЭД обращаться за разъяснениями в Сервисную службу поддержки подразделений университета.

23 апреля, 2021 г.