Цифровая платформа управления мероприятиями Smart Event получила ряд обновлений

Год назад началась разработка системы Smart Event для подготовки и проведения мероприятий в Вышке.

В будущем с ее помощью сотрудники и студенты смогут запланировать мероприятие, заказать сервисы для его проведения, оформить приказ и составить отчет.

Рассказываем, что сейчас можно сделать в системе и какие обновления ожидают ее в следующем году.

Какие возможности уже доступны в Smart Event?

В системе разработан процесс «Провести совещание»: он позволяет быстро забронировать помещение с уже имеющейся в нем техникой. Пока это распространяется только на помещения корпусов на Покровском бульваре и Мясницкой, но в ближайшей перспективе данный сервис покроет и другие комплексы. Сервис быстрого поиска и бронирования помещения для совещания теперь доступен по ссылке. 

Инструкции для пользователя можно найти, нажав на кнопку «Мои заявки в Smart Event». Если что-то пойдет не так, обращайтесь за помощью в службу поддержки на «Горячую линию 55555» по внутреннему телефону 55555 или по электронной почте: digital@hse.ru.

Процесс бронирования помещений для совещаний в ближайшее время будет доступен и в мобильном приложении HSE App X, о чем дополнительно сообщат официальные телеграм-каналы Вышки.

В этом году в системе Smart Event открыта подсистема Ясинской (Апрельской) конференции с новым личным кабинетом участника, администратора и эксперта. Он стал удобнее и гибче. Улучшены многие процессы: оплата участия в конференции, оформление визовых приглашений. Кроме того, внедрены некоторые элементы постпродакшна: теперь гораздо быстрее можно подготовить сертификат об участии.

В Smart Event продолжает функционировать процесс «Организовать мероприятие в Центре культур НИУ ВШЭ и Доме Дурасова». Воспользоваться этой услугой и забронировать помещение можно по ссылке.

В Едином личном кабинете теперь есть кнопка «Мероприятия НИУ ВШЭ», где собраны все необходимые инструменты для организации мероприятий, в том числе бронирование помещений в Smart Event.

Какой функционал планируется добавить в Smart Event в 2022 году

— Бронирование помещений для совещаний во всех корпусах НИУ ВШЭ Москвы и кампусов;

— Совершенствование системы пропусков (запуск СУРП 2.0);

— Организация мероприятий любого типа (в том числе длительностью несколько дней);

— Интеграция с СЭД для оформления приказов;

— Предоставление сервисов: регистрация участников, проход гостей мероприятия в здания по QR-коду, публикация анонса, программа;

Также в план включена доработка функционала мобильного приложения. 

Кроме того, в будущем запланированы интеграции с системами по финансированию, формирование специального функционала отчетности по мероприятию, аналитика и создание личного кабинета участника.

Новиков Леонид Владимирович
Директор по цифровизации административно-управленческих процессов

Цель проекта Smart Event — создать платформу управления мероприятиями как часть цифровой экосистемы НИУ ВШЭ. Для этого важно цифровизовать все процессы подготовки мероприятия и подведения его итогов.

Отдельная задача состоит в том, чтобы сделать систему удобной для участников мероприятий. Важным шагом для этого станет внедрение сервиса по регистрации гостей и создание личного кабинета участника. В систему будут подключены и филиалы.

Мы надеемся, когда Smart Event свяжет все системы Вышки, мы сможем быстрее и эффективнее готовить наши мероприятия, проводить их и привлекать больше участников.

Над проектом работает команда, в которую входит аппарат ректора, международный и студенческий блоки, коллеги из блока хозяйственного обеспечения, Центра культур и Дома Дурасова. Аналитический блок помогает не ошибиться в параметрах аналитики мероприятия, а команда Цифрового блока делает все возможное для того, чтобы система работала.

28 декабря, 2021 г.