«Процессы нельзя улучшать бездумно»

«Вышка для своих» продолжает рассказывать о проектах модернизации, осуществляемых финансовым блоком университета. В этот раз поговорили со старшим директором по финансовым технологиям Леонидом Новиковым.

— В октябре вы вступили в должность старшего директора по финансовым технологиям. С чем связано появление этой должности и что это за направление, которое вы курируете?

— Это направление — логичная часть общих преобразований, которые происходят в финансовом блоке. Изменения начались год назад, и сначала смысл их сводился просто к усовершенствованию учета данных. В результате появились новые системы бухгалтерского и налогового учета, финансово-аналитическая, закупочная и кадровая системы. Но дальше мы поставили перед собой задачу перейти к качественно новому уровню сервиса. Для реализации этой задачи мы перегруппировались, и я возглавил блок развития, в который входят два полноценных управления — регламентации и методологии и развития учетных систем. Почему эти два направления знаменуют собой развитие? Потому что единственный способ выйти на новый уровень сервиса — пересмотреть большой ряд рутинных процедур, которые совершают работники разных служб каждый день, и создать какие-то новые паттерны. И, соответственно, автоматизировать их.

— О каких именно процессах речь? 

— В принципе, речь идет действительно о большом количестве процессов. Дело в том, что еще в начале ноября ректор подписал приказ о том, что мой руководитель, Шамиль Ахметов, назначен председателем управляющего комитета программы модернизации системы административного обеспечения. И это значит, что мы будем заниматься модернизацией всего бэк-офиса Вышки, помогать улучшать все процессы, которые позволяют нашему университету лучше осуществлять свою основную деятельность. Очередность процессов, которые нуждаются в преобразованиях, мы бы хотели устанавливать коллегиально. То есть вместе с подразделениями, которые отвечают за те или иные процессы, мы будем решать, какие рутинные процедуры могли бы стать эффективнее с точки зрения пользователей, где мы могли бы стать лучше, где можно достичь реального улучшения качества работы бэк-офиса. 

Но поскольку мы все-таки в первую очередь финансисты, начать эти улучшения мы должны с себя. Проекты, которыми мы занимаемся сейчас, связаны с оптимизацией процессов оформления авансовых отчетов, переводом финансового документооборота в безбумажный вид, обеспечением онлайн-доступа подразделений к финансовым данным.

— На чем вы будете делать больший акцент — на автоматизации процессов или на организационном изменении процедур?

— Смысл как раз в том, чтобы не автоматизировать процессы бездумно, а смотреть внимательно, какие изменения требуются. Допустим, сейчас, если сотруднику требуется получить справку 2-НДФЛ, он не может просто прийти в единую приемную и получить ее. Ему нужно пойти на Мясницкую, найти нужный кабинет, найти нужного сотрудника и пр. Организационное решение — расширить единую приемную, чтобы там работали не только сотрудники отдела кадров, но и сотрудник финансовой службы. 

Есть процессы, которые можно улучшить с помощью автоматизации, но и здесь тоже нужны адекватные решения: не вешать все на IT-службы, которые могут просто не справляться с таким объемом задач в нужные нам сроки. Допустим, у нас есть человек, который целый день перебивает авансовые отчеты. Мы понимаем, что его работу можно было бы автоматизировать. Можно привлечь программистов, а можно задействовать готовые технические решения — сканер, машинное зрение.

То же самое с перенесением данных из одной системы в другую — допустим, во время приемных кампаний. Конечно, такие задачи должны быть роботизированы. И кроме того, у нас есть задача регламентации, гармонизации самых разнообразных процессов.

— Что это значит конкретно?  

— В Вышке в течение десятков лет создавались различные протоколы, решения, приказы, изменения приказов. Они висят на портале, но, чтобы разобраться в большинстве из них, нужно изучить историю или найти человека, который владеет всей историей вопроса. Есть какие-то недостаточно увязанные между собой документы, и есть процессы, которые вообще никак не регламентированы. Наша задача — собрать данные, систематизировать их и после согласования со всеми заинтересованными сторонами выпустить документы, которые не будут требовать никаких уточнений. В конце концов мы должны свести все документы в один кодекс.

— Вы занимаетесь модернизацией и регламентацией процессов только в московском кампусе?

— Нет, в рамках концепции «четыре кампуса — один университет» мы будем регламентировать процессы во всех кампусах. Начнем также с финансов: наша задача — гармонизировать, улучшить взаимодействие центрального аппарата с финансистами на факультетах, с финансистами кампусов.

— Расскажите о проектно-учебной лаборатории, в создании которой участвует ваш департамент. 

— С удовольствием. Этот проект сейчас действительно очень важен для нас. Лаборатория создается совместно с ФКН и Центром искусственного интеллекта, возможно, с привлечением сотрудников некоторых других факультетов, и смысл ее существования — развитие и улучшение управленческих технологий в области финансов с использованием накопленного нами опыта и данных. Это очень перспективный проект: в результате осуществленных проектов в области цифровизации у Вышки появилось огромное количество данных, которые можно применять для подготовки управленческих решений. Мы хотим повысить эффективность построения экономических моделей, которые позволят понимать, к чему приводят те или иные решения, действия, и, самое главное, вывести на качественно новый уровень методологию принятия решений.

Задачи прогнозирования мы будем решать, в том числе используя искусственный интеллект, роль которого, на наш взгляд, в ближайшее время начнет кардинально расти. Решать будем задачи внутриуниверситетские в первую очередь, с возможностью масштабирования результата. Допустим, задача просчитывания бюджетов в режиме реального времени: как нужно поменять модель планирования в моменте времени с учетом уже потраченных денег и оставшихся задач. 

Поскольку ВШЭ — флагман создания экономических моделей и качественного управления, мы тоже должны внести свой вклад в общее дело. И очень важно, что это будет совместная работа вышкинских финансистов, преподавателей различных факультетов и студентов. 

— Вы всю жизнь занимались IT. Нынешний функционал отчетливо шире этой специализации. Какой бэкграунд позволяет вам справляться с новыми задачами?

— На самом деле этот функционал максимально соответствует моему второму образованию. По первому я инженер, учился в Бауманке, а вот вторая специализация — управление финансовыми потоками на основе информационных технологий. Бо́льшую часть трудовой биографии я действительно занимался IT. После Бауманки два года работал с ЦБ РФ, автоматизировал функции бэк-офиса, потом перешел во ФГУП ГЦСС. Сначала в качестве руководителя проекта комплексной автоматизации со стороны подрядчика, после чего перешел в саму Спецсвязь на должность заместителя начальника московского филиала. Там я руководил большим коллективом — 2000 сотрудников, из которых основной объем составляли производственные подразделения, также в зону моей ответственности входили IT. 

После чего я принял приглашение перейти в НИУ ВШЭ, возглавлял Дирекцию цифровизации административно-управленческих процессов, где занимался рядом крупных проектов цифровизации бэк-офиса, в частности переходом на СЭД и учетные системы на базе 1С в рамках комплексного проекта. 

— Как возникло решение о переходе из цифрового блока в финансовый? 

— В ходе реализации комплексного проекта мы очень плотно взаимодействовали с Шамилем Ахметовым, он был руководителем проекта со стороны функционального заказчика, а я со стороны цифрового блока. После завершения активной фазы комплексного проекта и перехода Шамиля на должность проректора мы продолжили общение по широкому кругу вопросов, в результате чего в сентябре этого года пришли к мысли о целесообразности моего перехода в финансовый блок. Здесь я чувствую, что по-настоящему приношу пользу. Мне интересно проводить трансформацию, мне интересно достигать бизнес-результатов. Эти результаты — не просто в прибыли, они про устойчивое развитие. И конечно, очень важно работать с людьми, у которых можно учиться. А в Вышке это не один-два человека, это целые команды людей, бесконечно профессиональных и энергичных, с которыми можно взаимодействовать, создавать проекты, и есть ощущение, что интересно будет всегда.

Фото: Михаил Дмитриев

1 декабря, 2022 г.