Дирекция по правовым вопросам запустила новые сервисы для помощи сотрудникам

Дирекция по правовым вопросам продолжает развивать линейку полезных инструментов, которые помогут сотрудникам университета снизить риски нарушения законодательства в своей работе. Подробнее о новых сервисах рассказывает старший директор по правовым вопросам Алия Ермакова.

Сервис «Правовое обучение» 

Теперь сотрудники Вышки могут заказать обучение у юристов по интересующей их теме: применение новых нормативных актов, проверка договоров, правовое сопровождение учебного процесса, оформление результатов интеллектуальной деятельности и многое другое. 

— В каких случаях будет полезен сервис?

— Когда принимается новый нормативный документ, к нам в дирекцию начинают поступать вопросы о том, что поменялось в работе и как правильно теперь выстраивать те или иные процессы. А еще бывает так, что текущие задачи, например связанные с подготовкой договоров или оформлением доверенностей, вызывают у работников сложности. Или есть подразделения, которые хотят понять законодательные возможности и ограничения по своим направлениям работы и поэтому интересуются судебной практикой. Во всех этих случаях, а также при желании получить системную информацию по применению законодательства в области своей деятельности можно воспользоваться данным сервисом. Юристы проведут вебинар или встретятся с коллегами очно.

— Кто и как может заказать обучение?

— Мы ожидаем, что пользователями нового сервиса станут прежде всего руководители структурных подразделений, а обучающие мероприятия будут проводиться для небольших групп (примерно от 5 человек). Кроме того, уже в процессе обработки заявки и анализа заявленной тематики мы можем сами предложить поучаствовать в планируемом семинаре тем работникам, которым это будет также полезно. Если указанные условия не выполняются, не стоит огорчаться. Всегда остаются наши традиционные сервисы, такие как «Консультация» или  «Юрист-вездеход», поэтому в любом случае без юридической помощи сотрудники университета не останутся.

— Уже проводились подобные встречи?

— Да, не так давно мы разбирали с командой лицея нюансы применения дисциплинарных взысканий к лицеистам, а с работниками Дирекции основных образовательных программ обсуждали тему, связанную с подготовкой ответов на адвокатские запросы. Встречались с некоторыми факультетами и рассказывали про организацию договорной работы и кейсы, связанные с правами студентов. Из ближайшего — запланировано обучение, касающееся того, как правильно выбирать условия об интеллектуальной собственности в договорах ГПХ.

Именно потому, что обучающих мероприятий мы проводим много, мы и решили, что это станет полноценным сервисом. 

Даниил Прокофьев // Высшая школа экономики

Сервисы для оценки правовых рисков

Эти инструменты помогут взглянуть на свои бизнес-процессы с точки зрения риск-ориентированного подхода. С помощью сервиса «Управление рисками» сотрудники могут заказать разработку карты правовых рисков или чек-листы для проверки бизнес-процессов, а с помощью сервиса «Мониторинг внешних правовых рисков» — анализ действующего законодательства, влияющего на конкретный бизнес-процесс или деятельность всего подразделения. 

— Кому в первую очередь необходим сервис по управлению рисками?

— Каждый работник является участником какого-либо бизнес-процесса. Выполняя ежедневные задачи, он сталкивается с внутренними и внешними рисками, которые могут привести к различным последствиям, как негативным, так и позитивным. Рисков не надо бояться, их нужно предсказывать, видеть, оценивать, анализировать, принимать определенные меры по снижению их нежелательных последствий, то есть стараться ими управлять.

Исходя из этого, мы предполагаем, что данными сервисами будут пользоваться сотрудники, которые принимают управленческие решения. Но мы готовы рассматривать заявки всех заинтересованных коллег.

— Расскажите подробнее о карте рисков. Что это за инструмент?

Карта похожа на перечень потенциальных правовых рисков, возникающих в деятельности конкретного подразделения или в бизнес-процессе. Ее главная ценность заключается в том, что она содержит не только описание риска (например, потенциальную административную ответственность), но и его оценку, которая определяется исходя из тяжести возможных последствий и их вероятности, а также рекомендуемые пути предотвращения этих последствий (так называемые контрольные процедуры).

— А что представляет собой чек-лист?

— Это удобный инструмент для самопроверки, в нем содержатся подсказки о том, что нужно сделать работнику при решении конкретной задачи, чтобы соблюсти законодательство.

Продемонстрируем на примере популярного бизнес-процесса «Согласование договора» на этапе работы юриста. Получив договор на экспертизу, юрист должен убедиться, в частности, что предмет договора соответствует разрешенным видам деятельности НИУ ВШЭ, что подписанты договора имеют на это полномочия, что договор не относится к крупным сделкам или сделкам с заинтересованностью, которые заключаются в особом порядке, и так далее. Все необходимые пункты, которые должен проверить юрист, сведены в чек-лист, поэтому риск того, что что-то будет забыто или сделано неправильно, снижается. 

— Какие трудности в работе подразделений решает сервис?

— Помимо того что он позволяет снизить риск ошибок, сервис сокращает временные затраты на отработку типовых операций и помогает быстро вводить в курс дела новых сотрудников, которые, по сути, получают алгоритмы для работы.

Пользуясь чек-листами и картами рисков, сотрудники смогут своевременно выявлять потенциальные инциденты и принимать меры к их предотвращению. 

— Для чего создан сервис «Мониторинг внешних правовых рисков»?

— Мы и раньше предоставляли коллегам актуальную информацию о правовых рисках, возникающих в результате внешних факторов, через наши рассылки, дайджест правовой информации «Не проворонь!» и другие полезные материалы и будем продолжать это делать. Но теперь у подразделений появилась возможность заказать подробный правовой анализ по своему направлению деятельности, который мы проведем с опорой на правоприменительную практику. 

Наша дирекция активно развивает функцию комплаенса. А один из основных принципов комплаенса — это действие на опережение. Новые сервисы позволят всем нам работать проактивно, идентифицировать риски до наступления негативных последствий и предупреждать возникновение финансового и репутационного ущерба университету и его сотрудникам.

18 мая, 2023 г.