Системе электронного документооборота Вышки исполнилось 15 лет

Вышка — первый университет, в котором была запущена система электронного документооборота (СДОУ). О том, какой путь изменений она прошла, рассказывают начальник Управления делами Светлана Аликова и проректор, руководитель аппарата Ирина Мартусевич.

Аликова Светлана Анатольевна

заместитель начальника Управления делами

Первоначально система была реализована на базе Documentum, работы по ее внедрению начались в 2004 году. Первые тестовые документы появились в 2008 году в рамках опытной эксплуатации. До этого весь документооборот существовал только на бумаге. 

На тот момент вся работа с документами была централизована и выполнялась только Управлением делами. Потребовался колоссальный труд по переводу бумажного документооборота в электронную систему.

Первыми в СДОУ начали формироваться входящие, исходящие документы и приказы по основной деятельности. Объем документов в 2009 году (когда система была запущена в промышленную эксплуатацию) составлял около 30 тысяч в год, а количество пользователей — около 700.

Основная сложность состояла в том, чтобы убедить коллег жить по-новому и начать оформлять документы в электронном виде. Это было абсолютно новое веяние на тот период и воспринималось без особого энтузиазма.

Одним из основных достижений было формирование единой системы документооборота с кампусами, доступность для большого числа пользователей и внедрение QR-кодов, что позволило систематизировать работу с документами и существенно упростило их поиск.

Сейчас, через 15 лет, мы уже не представляем жизнь в Вышке без системы электронного документооборота. Именно поэтому переход на новую систему воспринимался гораздо легче. 

Мартусевич Ирина Александровна

Проректор, руководитель аппарата

В 2021 году состоялся переход на новую платформу на базе «1С». Это была большая совместная работа всего университета. И, конечно, без Цифрового блока реализовать поставленные задачи и воплотить все наши идеи при внедрении новой СЭД было просто невозможно.

В настоящее время в СЭД работает более 4 тысяч пользователей и ежедневно создается более тысячи документов. В 2022 году объем документов в СЭД составил 180 тысяч.

Из СДОУ мы перенесли наши лучшие практики по работе с документами и не останавливаемся на достигнутом. У нас большие планы по модернизации бэк-офиса в целом, и по развитию электронного документооборота в частности.

Сейчас мы стремимся к полноценному электронному документообороту — оформлению документов, подписанных электронной подписью, без использования бумаги. СЭД интегрирована в цифровую экосистему университета, что позволяет обмениваться данными между различными системами без потери их качества.

Также система дает возможность оперативно и гибко формировать отчетность и аналитические сведения, в том числе динамические дашборды, которые позволяют  видеть картину по работе с документами как в целом, так и с нужными метриками.

19 мая, 2023 г.