«В 2023 году мы смело шагнули вперед на пути к цифровизации работы с документами»

В уходящем году Вышка стала на несколько шагов ближе к сокращению бумажного документооборота. Рассказываем об основных новшествах системы СЭД НИУ ВШЭ.

Управление делами совместно с цифровым блоком перевели полностью в электронный формат приказы по организации и проведению мероприятий. Эти документы создаются исключительно в СЭД с автоматическим формированием печатной формы приказа уже на бланке, подписываются электронной подписью и автоматически регистрируются. Приказы по мероприятиям теперь существуют только в электронном виде.

Также появилась возможность оформлять исходящие письма полностью в электронном виде. В системе автоматически формируется печатная форма, подписывается электронной подписью, автоматически регистрируется и отправляется сразу из системы на электронную почту получателям. Автоматизированный процесс создания, согласования, подписания, регистрации и отправки документов во многом сокращает трудозатраты, позволяет исключить риски утери документов.

«Команда цифрового блока успешно реализовала все поставленные перед ней задачи. Коллеги активно включились в работу и проявили заинтересованность, предлагали новые креативные подходы для реализации процессов. Вовлеченность коллег и слаженная работа позволили реализовать идеи и оптимизировать работу с документами», — рассказывает Светлана Аликова, начальник Управления делами. 

«Для меня автоматизация — это магия, но за любой магией стоит большая совместная работа ИТ-специалистов и функциональных заказчиков, — объясняет Роза Булыгина, руководитель проекта СЭД по направлению Управления делами. — При реализации мы должны учесть интересы всех пользователей, прежде всего инициаторов документов. Например, чтобы инициатору не выбирать из множества шаблонов документов нужный, необходимо проработать и реализовать несколько печатных форм и условия, по которым будет формироваться та форма, которая соответствует введенным в карточку данным. Чтобы эта магия случилась, задействованы аналитики, программисты, архитекторы и другие специалисты». 

iStock

Также были проведены мероприятия, связанные с переходом на машиночитаемые доверенности. В рамках проекта по автоматизации исходящих писем оптимизирована работа с основаниями права подписи в СЭД, и если основанием права подписи электронных документов является машиночитаемая доверенность, то система позволяет ее выгрузить вместе с исходящими документами, подписанными электронной подписью.

В 2023 году были разработаны автоматические рабочие места для работников Управления делами и Общих отделов кампусов, упрощающие функции по учету гербовых бланков и отправки корреспонденции.

В 2024 году планируется переход на универсальный шаблон протоколов коллегиальных органов, который позволит усовершенствовать работу по формированию протоколов в СЭД. 

Еще одно новшество, над которым ведется работа и апробация которого планируется в 2024 году, — уникальная разработка, позволяющая автоматизировать процесс создания ключевого справочника СЭД «Номенклатура дел». Разработка является одним из шагов к реализации цифрового архива документов. «Номенклатура дел» — классический документ делопроизводства и архивного дела, который исторически был статичным и не был автоматизирован. 

«В 2023 году мы смело шагнули вперед на пути к цифровизации работы с документами в университете, включая все кампусы. Но все только начинается, впереди нас ждут новые амбициозные задачи и проекты», — отмечает Светлана Аликова.

29 декабря, 2023 г.