Татьяна Обернибесова: курс на централизацию

О том, как трансформируется закупочная деятельность в университете, «Вышке для своих» рассказала директор по корпоративным закупкам, торгам и контрактной деятельности НИУ ВШЭ Татьяна Обернибесова.

Почему нужны изменения

Мы систематически проводим аналитику, как сквозную, так и в разрезе отчетных периодов и категорий закупок. Это позволяет выявлять некоторые факторы, негативно влияющие на результаты закупок для нужд НИУ ВШЭ, к которым относятся отсутствие долгосрочного планирования подразделениями своей деятельности, разрозненное проведение идентичных закупок при отсутствии механизма взаимной интеграции данных и объемности организационной структуры университета, повышение нагрузки на инициаторов со стороны внутренних заказчиков. Также важную роль играют необходимость отладки информационных систем и совместная работа административных подразделений, задействованных в согласовании и проведении закупок.

Безусловно, мы не можем не учитывать и внешний контекст: законодательные изменения, судебную и административную практику, специфику развития экономического сектора и прецеденты организации аналогичных процессов другими корпоративными заказчиками.

Фокус на централизацию 

Основным лейтмотивом трансформации закупок в Вышке является их централизация. Указанный процесс предусматривает передачу функций по заключению и администрированию договоров, преимущественно рамочного характера, в специализированные подразделения, имеющие профильный опыт и знания, в связи с чем 1 апреля 2024 года приказом ректора в НИУ ВШЭ создан Центр по организации и сопровождению централизованных закупок. 

При формировании новой структуры и функционала мы руководствовались следующими целями. Во-первых, повышение конкуренции и экономической эффективности при проведении закупок, в том числе за счет углубленного изучения рынка, расширения базы потенциальных участников. Во-вторых, необходимость формирования унифицированной номенклатуры закупаемых товаров, направленной на типизацию используемого в НИУ ВШЭ оборудования. В-третьих, сокращение трудозатрат при проведении соответствующих закупок. И, наконец, самое главное — сокращение сроков обеспечения структурных подразделений необходимыми товарами, работами, услугами. 

Вновь созданный Центр по организации и сопровождению централизованных закупок продолжит реализацию функций, появившихся в Дирекции по закупкам в конце 2023 года. Это и закупка услуг (таких как бронирование билетов и мест для проживания в период командировок и мероприятий, рекламные услуги), и закупка товаров общеуниверситетского назначения.

Унификация и типизация

На наш взгляд, поставленные задачи эффективно решаются с помощью механизма заключения рамочных общеуниверситетских договоров. При возникновении потребности заказчики направляют соответствующую заявку посредством информационных систем и ожидают ее реализации в установленном порядке. Необходимые инструкции размещены в разделе «Централизованные закупки» на сайте Дирекции по закупкам НИУ ВШЭ. 

Унификация приобретаемых товарных позиций происходит с учетом практики закупочной деятельности и анализа предложений рынка. Определяются типы оборудования для включения в номенклатуру централизованных закупок (модельный ряд и/или состав характеристик, необходимых для соответствующей техники применительно к функциональному назначению). При этом такая номенклатура основывается, помимо опыта ранее проведенных закупок, еще и на принципах импортозамещения в целях минимизации рисков срыва поставок и завышения цен за счет удорожания логистики. 

Кроме того, типизация позволяет значительно снизить затраты на обслуживание и закупку запасных частей и расходных материалов (к примеру, в части печатной техники). 

Хотелось бы обратить внимание, что целью заключения общевузовских договоров является не создание дополнительных ограничений, а внедрение более правильных в долгосрочной перспективе принципов и удобных условий для обеспечения потребностей подразделений Вышки. 

Инструмент централизованных закупок распространяется на стандартное оснащение рабочих мест и компьютерных классов, а приобретение специализированного оборудования (для реализации научных, исследовательских и иных задач, для учебных программ по высокотехнологическим и дизайнерским специальностям) осуществляется индивидуально по заявкам функциональных заказчиков. 

В случае необходимости закупки позиций, включенных в номенклатуру централизованных закупок, но отличных по характеристикам, инициирующее подразделение в письменной форме обосновывает свою потребность применительно к задачам, для выполнения которых планируется закупка. 

Обозначенная мера имеет под собой весомое практическое значение. Аудит находящегося на балансе НИУ ВШЭ оборудования показал критическую разрозненность типов, марок, моделей идентичных позиций, что влечет удорожание, а в ряде случае даже невозможность централизованного ремонта и обслуживания, а также проблемы со сроками замен запчастей и комплектующих.

Будущие изменения

Трансформация закупок продолжится и дальше. Прежде всего наша задача — это отработка механизма централизованных закупок, снижение негативных факторов и возможных сбоев, в том числе технического характера. 

Кроме того, будет проводиться дальнейшее расширение номенклатуры централизованных закупок, информирование внутренних заказчиков о развитии данных процессов. 

И конечно, что немаловажно, получение обратной связи от заинтересованных сотрудников НИУ ВШЭ, анализ предложений и использование их с целью повышения эффективности закупочных бизнес-процессов. 

Перечень товаров, работ, услуг для централизованного обеспечения будет корректироваться в соответствии с потребностями университета. Обо всех изменениях, дополнениях и развитии указанного процесса Дирекция по закупкам будет информировать в новых выпусках своего дайджеста и в профильном разделе на сайте Дирекции по закупкам НИУ ВШЭ. 

17 июня