«Мы здесь для людей»

В таком большом и сложном организме, как Вышка, бухгалтерия — это кровеносная система, без которой невозможна здоровая деятельность университета. О том, как она функционирует и развивается, «Вышке для своих» рассказала главный бухгалтер НИУ ВШЭ Елена Кравцова.

— Елена Валерьевна, расскажите о вашем карьерном пути. Как вы пришли в Вышку?

— Вся моя карьерная траектория — это высшие учебные заведения. Работать я начала экономистом, затем доросла до уровня руководителя планово-финансового управления, затем главного бухгалтера университета, и так сложилось, что в 2019 году мне сделали предложение присоединиться к коллективу бухгалтерской службы Вышки. А уже в 2022 году стала руководителем Управления бухгалтерского учета и отчетности ВШЭ. 

— Какие задачи стоят сегодня перед бухгалтерией университета?

— Основное — это ведение бухгалтерского и налогового учета, своевременная оплата всех обязательств вуза, расчет и перечисление заработной платы, уплата налоговых платежей, формирование и предоставление необходимой бухгалтерской, налоговой и иной отчетности по запросу как внутренних, так и внешних пользователей. 

— Какие основные вызовы вы видите в деятельности вашего подразделения?

— В первую очередь изменить отношение к бухгалтерии в целом. Чтобы нас воспринимали не просто как «калькуляторов», которые выполняют какую-то учетную функцию и усложняют жизнь коллегам, а, наоборот, как клиентоориентированную, человекоцентричную команду, работающую на общий результат.

— Что для этого уже сделано и что предстоит сделать? 

— Первым этапом можно считать создание Финансовой приемной как точки очного контакта сотрудников и студентов с Управлением бухгалтерского учета и отчетности. Нам удалось отделить бухгалтеров, которые заняты ведением учета, и менеджеров, которые непосредственно коммуницируют с клиентами.

На следующем этапе ставим перед собой задачу масштабировать человекоцентричный подход в деятельности управления до каждого бухгалтера, занятого ведением учета. Мы здесь для людей, несмотря на то, что качественное и своевременное выполнение учетной функции бухгалтера является в определенной части гарантом экономической безопасности университета. Уже сегодня мы не оставляем без внимания обращения коллег из других подразделений, нередко важных и порой неотложных. И наша задача — организовать деятельности бухгалтеров на местах таким образом, чтобы в максимально короткие сроки мы могли помочь в решении каждого поступающего в наше управление вопроса, учитывая уникальные потребности и ситуации коллег.

Высшая школа экономики

— Какие цифровые инструменты в настоящее время вы используете в работе?

— В нашем управлении успешно функционируют роботы, которые формируют необходимые отчетные формы и направляют их в строго определенные дни заданному набору пользователей.

В ближайшее время будет внедрен программный продукт на платформе 1С, который должен существенно облегчить процесс учета движения имущества материально ответственными лицами вуза. Он позволит уйти от бумажных документов, в режиме реального времени получать актуальные сведения о том, какие матценности числятся за МОЛ, формировать в электронном виде документы по движению ценностей, подписывать их электронной подписью. Это должно сильно упростить работу, поскольку сейчас подобные документы формируются на бумаге. В настоящее время уже проводится тестирование функционала системы, имеются положительные отзывы и предложения по совершенствованию системы от пилотной группы материально ответственных лиц.

— Недавно исполнился год с момента открытия Финансовой приемной. Что изменилось с ее появлением?

— За это время приемная исполнила 47 896 заявок от 5640 клиентов. Судя по отзывам, которые мы постоянно собираем, документы начали обрабатываться быстрее, их стало проще получать. Сократилось время на оплату счетов, на подготовку документов и справок. Появилась комфортная зона ожидания для клиентов: им больше не нужно стоять в коридоре. У нас нет обеденных перерывов, можно прийти в любое время.

Если говорить о признании успеха этого проекта, не могу не упомянуть, что он стал финалистом конкурса лучших практик программы «Приоритет-2030».

Коллеги из образовательного сообщества выражают живой интерес к такому современному пространству.

— Какие глобальные тренды для вузов вы видите и как они повлияют на работу бухгалтерии?

— В первую очередь это цифровизация и автоматизация, а также централизация данных учета организаций бюджетной сферы. Внедрение таких технологий, как безбумажный документооборот, роботизация, автоматизация бухгалтерских процессов, значительно упрощает и ускоряет бизнес-процессы, делает их более прозрачными, позволяет быстрее обрабатывать данные и формировать необходимые отчетные данные для принятия верных управленческих решений.

— А что подразумевает политика централизации?

— Предполагается, что учетные данные в режиме 24/7 будут передаваться в единую технологическую платформу государственной информационной системы. Создание такого информационного пространства позволит субъектам учета однократно представлять учетные данные, а заинтересованным пользователям — оперативно получать официальные и достоверные данные о государственных финансах.

— Ведется ли работа над улучшением действующих сервисов, чтобы сотрудники и студенты еще быстрее и эффективнее взаимодействовали с бухгалтерией?

— Мы регулярно мониторим качество, сроки исполнения заявок по нашим сервисам и выявляем те моменты, которые необходимо доработать. Работаем над сокращением времени обработки запросов и упрощением процедур. Реализован дистанционный заказ документов. Теперь сотрудники и студенты Вышки могут оставить онлайн-заявку на формирование того или иного документа и затем получить его в Финансовой приемной за один визит. Регулярное проведение опросов помогает улучшить сервисы в соответствии с потребностями пользователей, помогает нам стать лучше, чтобы следующее посещение Финансовой приемной оставило только приятные впечатления.

Высшая школа экономики

— Внедряете ли вы искусственный интеллект в вашу работу? 

— Пока это кажется зоной роста. Надо смотреть, насколько вообще ИИ применим в нашей сфере, учитывая тот факт, что у нас содержится очень много конфиденциальных, персональных данных в регистрах учета и все-таки политика безопасности должна превалировать в любом случае.

— Как вы видите идеальную бухгалтерию будущего? Чем она будет отличаться от текущей?

— Бухгалтерия будущего — это полная автоматизация всех учетных процессов. Видится, что в будущем бизнес-процессы будут гибкими, а работники смогут работать из любой точки нашей большой страны, используя облачные решения. И, соответственно, бухгалтерия будет больше заниматься анализом данных и формированием рекомендаций на основе этих данных.

— Расскажите о своей команде. Кто помогает вам успешно вести бухучет?

— Результат работы управления — труд всей команды. Я ценю каждого, с кем вместе работаю, и благодарна им за профессионализм и вовлеченность.

Только представьте, какая ответственность лежит на начальнике отдела учета расчетов по оплате труда, который должен проводить своевременно расчеты и перечисления более чем 10 тысячам сотрудников. Или на начальнике отдела учета доходов от образовательной деятельности, на плечах которого — сведения о расчетах с каждым студентом нашего огромного вуза, формирование всех справок по запросам студентов в части оплаты за обучение и многое другое.

Я могу рассказывать про каждого. В моем управлении каждый работник — не только высококвалифицированный специалист, но и личность, каждый из них участвует в создании общего результата.

— Как вы проводите свободное время и восстанавливаете силы после работы?

— Все свободное время, которого у меня не так много, я стараюсь проводить со своей семьей, с мужем и детьми.

Интервьюер: Дмитрий Соколов, заместитель директора по связям с общественностью.

1 октября