Инвентаризация и управление имуществом НИУ ВШЭ

Благодаря совместной работе финансового, цифрового и административно-хозяйственного блоков в Вышке создан уникальный программный продукт для учета и эффективного управления материальными ценностями «Инвентаризация и управление имуществом» (1С: ИУИ). Он позволяет снизить внутреннюю бюрократию, а также ускорить и упростить процессы движения имущества внутри университета.

В НИУ ВШЭ запустили в опытную эксплуатацию систему «Инвентаризация и управление имуществом» (1С: ИУИ). Это ПО позволяет оформлять первичные документы в электронном виде, подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью и обмениваться с системой управления бухучета. При этом информация обо всех движениях материальных ценностей поступает к материально ответственным лицам (МОЛ) в режиме реального времени.

Создание единого информационного пространства для МОЛ последние годы было одной из приоритетных задач финансового блока университета. В НИУ ВШЭ более 1500 таких сотрудников, которые вынуждены были вести учет и управление имуществом любым доступным способом — на бумаге, в таблицах Excel, рассказала советник проректора Наталия Никитина.

Наталия Никитина

«Задача предоставить информацию о количестве и месте расположения имущества определенного типа в конкретном здании или на конкретном этаже была трудновыполнима. В случае, если имущество находилось в ответственности нескольких МОЛ из разных подразделений, задача становилась и вовсе невыполнимой. Вопрос списания имущества был очень трудозатратным для всех причастных. Ежегодно оформлялись и подписывались тонны документов, которые в процессе подписания перемещались между разными зданиями кампуса Москвы. Процесс списания в большинстве случаев длился месяцами, порой достигая полугода», — поделилась она.

В марте 2023 года проект «Инвентаризация и управление имуществом» в рамках программы модернизации бэк-офиса Вышки был признан приоритетным и утвержден к реализации. В настоящее время модуль «Учет материальных запасов» тестируется пилотной группой и уже готов к использованию.

Ольга Грызлова

Создается уникальный программный продукт, подчеркнула начальник отдела учета нефинансовых активов Ольга Грызлова. Он обладает простым и понятным интерфейсом, позволяет создавать удобные отчеты, оптимизировать маршруты электронного подписания и согласования документов с последующей их выгрузкой в систему бухгалтерского учета.

«Вышка индивидуальна во всем, поэтому коробочные и универсальные решения нам не подходили. Уникальность системы обусловлена тем, что она разрабатывается с учетом потребностей наших материально ответственных лиц и особенностей вышкинских внутренних процессов», — рассказала она.

Алексей Коростелев

Путь к запуску модуля «Учет материальных запасов» оказался непростым, поделился начальник Управления цифровизации инфраструктурного блока Алексей Коростелев. Представителям подрядной организации сложно понять процессы учета имущества в университете, поэтому в итоге было принято решение заниматься внедрением системы силами цифрового блока Вышки.

Сергей Лапин

Одной из наиболее трудозатратных задач оказалось оформление для всех материально ответственных лиц усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), рассказал главный эксперт Управления цифровизации инфраструктурного блока Сергей Лапин. Это обязательный элемент системы электронного документооборота, который позволяет подтверждать подлинность документов и обеспечивать их защиту от несанкционированного доступа. При правильном прохождении всех этапов оформления УКЭП сотрудники смогут безопасно и эффективно работать с системой «Инвентаризация и управление имуществом».

Команде разработки и внедрения системы «Инвентаризация и управление имуществом» предстоит еще много работы. Постепенно к системе подключается все больше сотрудников. Проводится обучение новых пользователей, организована техническая поддержка.

К началу 2025 года модуль учета материальных запасов планируется ввести в промышленную эксплуатацию. В планах на будущий год — цифровизация процессов учета нематериальных активов, бланков строгой отчетности, процессов, связанных с движением и инвентаризацией основных средств, безвозмездным поступлением нефинансовых активов. Кроме того, для удобства сотрудников будет разработано мобильное приложение.

23 октября, 2024 г.