Централизованные закупки
В рамках оптимизации закупочных процессов осуществляется плановый переход на централизованное обеспечение структурных подразделений НИУ ВШЭ необходимыми товарами/работами/услугами, направленное на систематизацию потребности НИУ ВШЭ в определенных товарах, работах, услугах, ускорение процесса закупки и уменьшение степени непосредственной вовлеченности непрофильных подразделений в процедурах подготовки и согласования закупки. Номенклатурный перечень централизованных закупок периодически дополняется, с информацией о реализованных направлениях можно ознакомиться ниже на профильных вкладках.
Инструкция о внедрении сервисной модели закупок
- Порядок закупки оборудования типовой и нетиповой потребности
- Закупка компьютерной техники, ИТ-услуг и ПО
- Закупка бумаги для офисной техники
- Бронирование билетов, гостиниц
- Услуги, связанные с организацией мероприятий
- Изготовление брендированной продукции
- Рекламные услуги
- Номенклатура централизованных закупок
Алгоритм работы по общевузовским рамочным договорам на поставку:
1. Структурное подразделение направляет заказы по централизованным договорам посредством ФАС (раздел «Закупки ВШЭ – Общевузовские рамочные договоры – создать на основании – заказ ТРУ по рамочному договору). Инструкции по работе с сервисом - Формирование документов для рамочных расходных договоров - Пространство пользователя ФАС - Обсуждение проектов (hse.ru).
Заказ ТРУ в СЭД согласовывается лимитодержателем и руководителем структурного поздразделения (конечного потребителя).
2. Сотрудник Центра по организации и сопровождению централизованных закупок направляет контрагенту заявку на исполнение.
3. Поставка товара осуществляется по адресу, указанному структурным подразделением в заказе ТРУ, либо через склады НИУ ВШЭ. Приемка товара осуществляется по адресу поставки товара ответственным лицом со стороны структурного подразделения либо сотрудниками склада соответственно.
4. Отчетные документы (УПД/товарная накладная) подписываются принимающим материально-ответственным лицом, в том числе при выдаче оборудования со склада. Приемка товара лицами, не являющимися МОЛ, не допускается.
5. Оригиналы отчетных документов с подписью МОЛ передаются в Центр по организации и сопровождению централизованных закупок.
6. Центр по организации и сопровождению централизованных закупок организует подписание документов уполномоченным лицом и формирует счет на оплату в ИС ФАС, передает комплект документов на оплату в УБУиО, контролирует оплату счета.
Алгоритм работы по иным закупкам на поставку товаров (по профилю деятельности Центра):
1. Структурное подразделение направляет посредством СЭД служебную записку с указанием перечня необходимых товарных позиций. В СЗ указывается источник финанирования, а также требования к закупаемому оборудованию либо конкретные марки, модели (при возможности закупки аналогов желательно внести данное уточнение).
Форма СЗ
2. Центр консолидирует потребности структурных подразделений, в зависимости от объема, сроков и источников финансирования формирует сводные или индивидуальные закупки, осуществляет их предварительное согласование с функциональными заказчиками, направляет на согласование посредством ФАС.
3. Закупка согласуется в СЭД структурным подразделением, профильными руководителями, лимитодержателями, директором по корпоративным закупкам, торгам и контрактной деятельности.
4. После согласования Центр осуществляет подготовку документации по закупкам, контролирует внесение закупки в план закупок в ЕИС, размещает закупку на ЭТП, осуществляет подготовку ответов на запросы разъяснений, рассмотрение заявок участников, подведение итогов, заключение договора (для ЭЗО).
5. Заключенный договор направляется инициатору для ознакомления и учета в работе.
6. Поставка осуществляется по месту нахождения структурного подразделения, либо или через склады НИУ ВШЭ. Приемка товара осуществляется по адресу поставки товара ответственным лицом со стороны структурного подразделения либо сотрудниками склада соответственно. Отчетные документы (УПД/товарная накладная) подписываются принимающим материально-ответственным лицом, в том числе при выдаче оборудования со склада. Приемка товара лицами, не являющимися МОЛ, не допускается.
7. Оригиналы отчетных документов с подписью МОЛ передаются в Центр по организации и сопровождению централизованных закупок.
8. Центр организует подписание документов уполномоченным лицом и формирует счет на оплату в ИС ФАС, передает комплект документов на оплату в УБУиО, контролирует оплату счета.
Проведение закупок товаров, работ, услуг в области информационных технологий и оснащения рабочих мест, компьютерных классов и конференц-залов соответствующим оборудованием для нужд структурных подразделений Университета осуществляется Центром по организации и сопровождению централизованных закупок НИУ ВШЭ* (далее - Центр).
*Исключение составляет выдача оборудования со склада Дирекции информационных технологий, а также закупка не входящих в централизованную номенклатуру товаров, работ, услуг для обеспечения внутренней деятельности цифрового блока НИУ ВШЭ и работ/услуг, реализуемых и/или координируемых структурными подразделениями, подчиненными старшему директору по цифровой трансформации.
Проводимые Центром закупки подразделяются на 2 типа:
1) Централизованные
Это общевузовские рамочные договоры, заключаемые и администрируемые Центром, предметом которых является поставка офисного оборудования из перечня типовой номенклатуры (системные блоки, мониторы, печатная техника и проч.).
При наличии потребности в обеспечении указанным оборудованием соответствующие заявки направляются посредством ФАС (раздел «Закупки ВШЭ – Общевузовские рамочные договоры – создать на основании – заказ ТРУ по рамочному договору). Инструкции по работе с сервисом - Формирование документов для рамочных расходных договоров - Пространство пользователя ФАС - Обсуждение проектов (hse.ru). Алгоритм работы по общевузовским рамочным договорам, курируемым Центром, указан во вкладке "Закупка оборудования".
Ниже приведена номенклатура действующих централизованных договоров в части компьютерного оборудования:
Ноутбуки и моноблоки
30 ноября 2024 года заключен договор № 6.12-21/01.85-291024-7 на поставку ноутбуков и моноблоков для нужд НИУ ВШЭ.
Общая предельная цена договора составляет 10 000 000 (десять миллионов) рублей 00 копеек, период направления заявок - по 02 декабря 2024 года (включительно).
Спецификация (моноблоки, ноутбуки)
Компьютерное оборудование
30 ноября 2024 года заключен договор № 6.12-21/01.85-291024-10 на поставку системных блоков и периферийных устройств для нужд НИУ ВШЭ.
Общая предельная цена договора составляет 22 000 000 (двадцать два миллиона) рублей 00 копеек, период направления заявок - по 02 декабря 2024 года (включительно).
Спецификация (компьютерное оборудование)
Мониторы
30 ноября 2024 года заключен договор № 6.12-21/01.85-291024-8 на поставку мониторов для нужд НИУ ВШЭ.
Общая предельная цена договора составляет 3 000 000 (три миллиона) рублей 00 копеек, период направления заявок - по 02 декабря 2024 года (включительно).
Спецификация (мониторы)
Печатная техника
20 ноября 2024 года заключен договор ; 6.12-21/01.85-181124-14 на поставку печатной техники для нужд НИУ ВШЭ.
Общая предельная цена договора составляет 8 000 000 (восемь миллионов) рублей 00 копеек, период направления заявок - по 02 декабря 2024 года (включительно).
Спецификация (печатная техника)
2) Обеспечивающие нетиповые потребности
Это договоры, заключаемые для одного или нескольких структурных подразделений НИУ ВШЭ.
При наличии потребности в обеспечении компьютерной, организационной техникой, не включенной в типовую номенклатуру, а также сетевым и серверным оборудованием, комплектующими, расходными материалами и иными аналогичными товарами, программным обеспечением и услугами, связанными с функционированием информационной инфраструктуры НИУ ВШЭ, необходимо направить посредством СЭД служебную записку на имя директора по корпоративным закупкам, торгам и контрактной деятельности Т.М. Обернибесовой. Обязательным условием при этом является наличие подтвержденного финансирования на проведение указанной закупки.
Ответственное лицо - руководитель Центра по организации и сопровождению централизованных закупок Лопушинская Елена Олеговна, тел. (495) 772-95-90, вн. 28049, электронная почта elopushinskaya@hse.ru.
Форма служебной записки
28 августа 2024 года заключен новый договор № 6.12-21/01.85-260824-6 на поставку бумаги для оргтехники для нужд НИУ ВШЭ. Общая предельная цена договора составляет 2 500 000 (два миллиона пятьсот тысяч) рублей 00 копеек, период направления заявок - по 20 декабря 2024 года (включительно). Ответственным лицом по договору является ведущий эксперт Центра по организации и сопровождению централизованных закупок Абукалиев Асет Эдуардович, тел.: +7 (495) 772-95-90 доб. 15035, адрес электронной почты: aabukaliev@hse.ru.
Спецификация
При наличии потребности в обеспечении бумагой соответствующие заявки направляются посредством ФАС (раздел «Закупки ВШЭ – Общевузовские рамочные договоры – создать на основании – заказ ТРУ по рамочному договору). Инструкции по работе с сервисом - Формирование документов для рамочных расходных договоров - Пространство пользователя ФАС - Обсуждение проектов (hse.ru).
При обеспечении руководящего состава и секретариата бумагой для оргтехники оформление заказа осуществляется в прежнем формате, через личный кабинет работника (ЕЛК – Сервисы – Административные сервисы – Сервисы АХО – Заявки на снабжение – Канцелярские товары).
06 сентября 2024 года Центром по организации и сопровождению централизованных закупок заключен новый рамочный агентский договор № 6.12-21/01.85-050924-8 по организации поездок и проживания (размещения) участников мероприятий и представителей НИУ ВШЭ. Единым оператором (Агентом) является ООО "МЕСОЛ".
Общая предельная сумма договора составляет 50 000 000 (пятьдесят миллионов) рублей 00 копеек, срок действия - до 30 апреля 2025 года. Договор администрируют:
- Мавлянова Махаббат Акберовна, тел. (495) 772-95-90 доб. 15375, booking@hse.ru
- Абукалиев Асет Эдуардович, тел. (495) 772-95-90 доб. 15035, booking@hse.ru
Подразделение-инициатор должно обеспечить поступление заявки на оказание услуг в рамках договора в Центр по организации и сопровождению централизованных закупок не позднее, чем за 10 (десять) рабочих дней до предполагаемой даты начала оказания услуг. Заявки, поданные с нарушением указанного срока, могут быть отклонены в связи с невозможностью их реализации посредством централизованного сервиса.
Перечень услуг, включенных в агентский договор:
- организация авиа-, ж/д поездок, трансфер (транспортное обслуживание автомобильным транспортом);
- организация проживания представителей НИУ ВШЭ и приглашенных специалистов (бронирование номеров в гостиницах и иных местах для проживания);
- организация питания представителей НИУ ВШЭ и приглашенных специалистов в период мероприятий / командировок (организация кофе-брейков, банкетов, ресторанного обслуживания по месту проживания / проведения мероприятий вне корпусов НИУ ВШЭ);
- бронирование конференц-залов и иных помещений (мест) для проведения мероприятий вне корпусов НИУ ВШЭ;
- аренда оборудования для технического обеспечения мероприятий вне корпусов НИУ ВШЭ;
- сопутствующие услуги (оформление страховок, виз, организация обслуживания в залах ожидания повышенной комфортности, залах обслуживания официальных делегаций).
Вознаграждение Агента
Новый порядок работы в рамках агентского договора:
1. Структурное подразделение направляет заказ ТРУ на получение соответствующих услуг посредством ФАС (раздел «Закупки ВШЭ – Общевузовские рамочные договоры – создать на основании – заказ ТРУ по рамочному договору). Инструкции по работе с сервисом - Формирование документов для рамочных расходных договоров - Пространство пользователя ФАС - Обсуждение проектов (hse.ru).
При создании заказа ТРУ инициатор должен указать предполагаемое максимальное финансирование, с запасом на возможное поднятие цен, улучшение класса обслуживания, переоформление брони и т.п.
2. После согласования заказа ТРУ отделом казначеского сопровождения в части источника финансирования данный заказ поступает в СЭД. Инициатор заполняет шаблон заявки, в связах прикрепляет приказ о проведении мероприятия / командировке (или задачу по его согласованию - если приказ не подписан к моменту подготовки заявки). Обязательными согласующими являются руководитель структурного подразделения и лимитодержатель.
Форма заявки
В заявке указываются виды заказываемых услуг, даты, маршруты (могут быть конкретизированы номера рейсов, наименования авиакомпаний, желаемое время вылета/прилета и пр.), места проживания (города, отели - если альтернативные варианты не рассматриваются), количество участников, ФИО участников, класс обслуживания и проч.
Также в обязательном порядке уточняется контактное лицо, уполномоченное вести переписку по вопросу реализации заявки и подтверждать выбранные варианты проезда, проживания, питания и т.п., согласовывать их стоимость, сообщать об аннулировании ранее произведенного бронирования.
3. Согласованный заказ ТРУ поступает в работу Центра по организации и сопровождению централизованных закупок (далее - Центр). Согласование вариантов перевозки, проживания и прочих услуг осуществляется ответственным сотрудником структурного подразделения по электронной почте в переписке с Агентом и Центром (в копии в обязательном порядке указывается booking@hse.ru).
4. В случае отклонения заявки в сторону увеличения от первоначального бюджета заявки, ответственный сотрудник структурного подразделения в срок не более 2 рабочих дней с момента получения соответствующей информации осуществляет корректировку заказа ТРУ в ФАС или направление дополнительного заказа ТРУ на недостающие лимиты (вне зависимости от суммы превышения). Согласование такого заказа осуществляется в том же порядке, что и первоначального.
!!! Без подтверждения дополнительных лимитов документы на оплату не могут быть заведены в электронные системы.
5. Отчетные документы (акт сдачи-приемки действий агента, отчет агента) поступают в структурные подразделения, подписываются посредством СБИС или на бумажном носителе ответственным за подписание финансовых документов лицом от структурного подразделения. На счете проставляется виза лимитодержателя "В УБУиО к оплате"/"В бухгалтерию к оплате".
Оригиналы полностью подписанных отчетных документов передаются структурным подразделением в Центр (Мясницкая 20, каб.М532).
6. Центр формирует счет на оплату в ИС ФАС, передает комплект документов на оплату в УБУиО, контролирует оплату счета.
!!! Инициирующее структурное подразделение несет ответственность за несвоевременное уведомление о необходимости отмены или изменения заявки. Обращаем внимание, что после бронирования билетов, мест для проживания, мест для проведения мероприятий и др. изменение или отмена заявки влечет расходы на оплату фактически произведенных расходов Агента, штрафов, комиссий.
В рамках заключенного агентского договора № 6.12-21/01.85-050924-8 Единым оператором ООО "МЕСОЛ" оказываются, в том числе, агентские услуги, связанные с обеспечением мероприятий вне помещений НИУ ВШЭ:
- организация питания представителей НИУ ВШЭ и приглашенных специалистов в период мероприятий (организация кофе-брейков, банкетов, ресторанного обслуживания по месту проведения меропряитий);
- бронирование конференц-залов и иных помещений (мест) для проведения мероприятий;
- аренда оборудования для технического обеспечения мероприятий.
Вознаграждение Агента
Порядок работы в рамках агентского договора:
1. Структурное подразделение не позднее, чем за 10 календарных дней до даты начала оказания услуг направляет заказ ТРУ на получение соответствующих услуг посредством ФАС (раздел «Закупки ВШЭ – Общевузовские рамочные договоры – создать на основании – заказ ТРУ по рамочному договору). Инструкции по работе с сервисом - Формирование документов для рамочных расходных договоров - Пространство пользователя ФАС - Обсуждение проектов (hse.ru).
При создании заказа ТРУ инициатор должен указать предполагаемое максимальное финансирование, с запасом на возможное поднятие цен, изменение номенклатуры арендуемого оборудования и т.п.
2. После согласования заказа ТРУ отделом казначейского сопровождения в части источника финансирования данный заказ поступает в СЭД. Инициатор заполняет шаблон заявки, в связах прикрепляет приказ о проведении мероприятия (или задачу по его согласованию - если приказ не подписан к моменту подготовки заявки). Обязательными согласующими являются руководитель структурного подразделения и лимитодержатель.
Форма заявки
В заявке указываются виды заказываемых услуг, даты (могут быть конкретизированы желаемые места для проведения мероприятий или район).
Также в обязательном порядке уточняется контактное лицо, уполномоченное вести переписку по вопросу реализации заявки и подтверждать выбранные варианты залов и оборудования, согласовывать их стоимость, сообщать об аннулировании ранее произведенного бронирования.
3. Согласованный заказ ТРУ поступает в работу Центра по организации и сопровождению централизованных закупок (далее - Центр). Согласование вариантов перевозки, проживания и прочих услуг осуществляется ответственным сотрудником структурного подразделения по электронной почте в переписке с Агентом и Центром (в копии в обязательном порядке указывается booking@hse.ru).
4. В случае отклонения заявки в сторону увеличения от первоначального бюджета заявки, ответственный сотрудник структурного подразделения в срок не более 2 рабочих дней с момента получения соответствующей информации осуществляет корректировку заказа ТРУ в ФАС или направление дополнительного заказа ТРУ на недостающие лимиты (вне зависимости от суммы превышения). Согласование такого заказа осуществляется в том же порядке, что и первоначального.
!!! Без подтверждения дополнительных лимитов документы на оплату не могут быть заведены в электронные системы.
5. Отчетные документы (акт сдачи-приемки действий агента, отчет агента) поступают в структурные подразделения, подписываются посредством СБИС или на бумажном носителе ответственным за подписание финансовых документов лицом от структурного подразделения. На счете проставляется виза лимитодержателя "В УБУиО к оплате"/"В бухгалтерию к оплате".
Оригиналы полностью подписанных отчетных документов передаются структурным подразделением в Центр (Мясницкая 20, каб.М532).
6. Центр формирует счет на оплату в ИС ФАС, передает комплект документов на оплату в УБУиО, контролирует оплату счета.
!!! Инициирующее структурное подразделение несет ответственность за несвоевременное уведомление о необходимости отмены или изменения заявки. Обращаем внимание, что после бронирования залов и/или оборудования изменение или отмена заявки влечет расходы на оплату фактически произведенных расходов Агента.
В настоящее время осуществляется формирование перечня позиций, включаемых в планируемые закупки централизованного характера, с учетом анализа потребности структурных подразделений НИУ ВШЭ. После завершения формирования данного перечня основным подразделениям-функциональным заказчикам по данному направлению будет направлена рассылка для оценки приведенного перечня и предложений по его дополнению.
В целом планируется закупка брендированной продукции по трем направлениям:
- полиграфические и канцелярские товары (блокноты, ручки, ежедневники, календари, папки, пакеты и т.п.);
- текстильная продукция (футболки, толстовки, свитшоты, пледы, платки, сумки и т.п.);
- сувенирная продукция.
Помимо наименований номенклатурный перечень будет содержать вариативный набор характеристик, которые будут выбираться инициаторами при формировании заказов ТРУ к заключенным договорам (включая тип и размер нанесения, количества, наличия/отсутствия упаковки). Вид нанесения также устанавливается в заявке, с учетом общих требований брендбука НИУ ВШЭ.
1 декабря 2023 года НИУ ВШЭ заключены рамочные договоры на оказание рекламных услуг:
- № 9954916/23 с ООО "Яндекс" (ЕП722-11-23) на общую сумму 80 000 000 (восемьдесят миллионов) рублей 00 копеек, срок действия договора - до 30.11.2024 включительно;
- № ТТ-16300429 с ООО "ВК" (ЕП721-11-23) на общую сумму 45 000 000 (сорок пять миллионов) рублей 00 копеек, срок действия договора - до до 30.11.2024 включительно.
Яндекс _ Договор от 01.12.2023 № 9954916_23
ВК _ Договор от 01.12.2023 № TT-16300429
Порядок работы по указанным Договорам закреплен в Регламенте обеспечения рекламных кампаний на цифровых площадках в Национальном исследовательском университете «Высшая школа экономики» https://www.hse.ru/docs/885861227.html
До начала месяца оказания рекламных услуг структурное подразделение направляет в Дирекцию по порталу посредством системы электронного документооборота (СЭД) служебную записку на имя Д.Б. Коптюбенко о пополнении рекламного кабинета с указанием финансовых аналитик для дальнейшей оплаты. СЗ в обязательном порядке согласовывается руководителем структурного подразделения, лимитодержателем и директором по корпоративным закупкам, торгам и контрактной деятельности Т.М. Обернибесовой.
Форма СЗ на пополнение рекламного кабинета
Контроль расходования общего лимита договоров осуществляется Центром по организации и сопровождению централизованных закупок НИУ ВШЭ на основании поступивших СЗ.
Компьютерное оборудование:
- ноутбуки;
- моноблоки;
- мониторы;
- системные блоки;
- периферийные устройства;
- печатная техника
Канцелярские товары:
- бумага для офисной техники;
- офисные канцелярские товары
Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.