Централизованные закупки

Бытовая техника

4 декабря 2023 года заключен рамочный договор № 6.12-21/01.85-291123-5 на поставку бытовой техники для нужд НИУ ВШЭ. Предельная сумма заключенного договора 12 000 000 (двенадцать миллионов) рублей 00 копеек, период направления заявок - до 05 июля 2024 года. Договор администрирует Мерзоев Марат

Спецификация

Алгоритм работы по договорам на поставку:

1. Структурное подразделение направляет в Дирекцию по закупкам посредством СЭД служебную записку (с указанием финансовых аналитик) и подписанный заказ ТРУ (с указанием количества и стоимости товара).

СЗ в ИС СЭД согласовывается лимитодержателем и руководителем структурного поздразделения (конечного потребителя).

2. Сотрудник Центра по организации и сопровождению централизованных закупок направляет контрагенту заявку на исполнение.

3. Поставка товара осуществляется по адресу, указанному структурным подразделением в заказе ТРУ.

4. Приемка товара осуществляется по адресу поставки товара ответственным лицом со стороны структурного подразделения.

5. Отчетные документы (УПД) подписываются посредством СБИС или на бумажном носителе лицом, ответственным за подписание финансовых документов (со стороны структурного подразделения).

6. Оригиналы отчетных документов подписанных с двух сторон передаются структурным подразделением в Центр по организации и сопровождению централизованных закупок. На счете проставляется виза лимитодержателя "В УБУиО к оплате"/"В бухгалтерию к оплате".

7. Центр по организации и сопровождению централизованных закупок формирует счет на оплату в ИС ФАС, передает комплект документов на оплату в УБУиО, контролирует оплату счета.

28 августа 2024 года заключен новый договор № 6.12-21/01.85-260824-6 на поставку бумаги для оргтехники для нужд НИУ ВШЭ. Общая предельная цена договора составляет 2 500 000 (два миллиона пятьсот тысяч) рублей 00 копеек, период направления заявок - по 20 декабря 2024 года (включительно). Ответственным лицом по договору является ведущий эксперт центра по организации и сопровождению централизованных закупок Абукалиев Асет Эдуардович, тел.: +7 (495) 772-95-90 доб. 15035, адрес электронной почты: aabukaliev@hse.ru. 

Спецификация (DOCX, 16 Кб)

При наличии потребности в обеспечении бумагой соответствующие заявки направляются посредством ФАС (раздел «Закупки ВШЭ – Общевузовские рамочные договоры – создать на основании – заказ ТРУ по рамочному договору). Инструкции по работе с сервисом - Формирование документов для рамочных расходных договоров - Пространство пользователя ФАС - Обсуждение проектов (hse.ru).

При обеспечении руководящего состава и секретариата бумагой для оргтехники оформление заказа осуществляется в прежнем формате, через личный кабинет работника (ЕЛК – Сервисы – Административные сервисы – Сервисы АХО – Заявки на снабжение – Канцелярские товары).

06 сентября 2024 года Центром по организации и сопровождению централизованных закупок заключен новый рамочный агентский договор № 6.12-21/01.85-050924-8 по организации поездок и проживания (размещения) участников мероприятий и представителей НИУ ВШЭ. Единым оператором (Агентом) является ООО "МЕСОЛ".

Общая предельная сумма договора составляет 50 000 000 (пятьдесят миллионов) рублей 00 копеек, срок действия - до 30 апреля 2025 года. Договор администрируют:

- Мавлянова Махаббат Акберовна, тел. (495) 772-95-90 доб. 15375, booking@hse.ru

- Абукалиев Асет Эдуардович, тел. (495) 772-95-90 доб. 15035, booking@hse.ru 

  Подразделение-инициатор должно обеспечить поступление заявки на оказание услуг в рамках договора в Центр по организации и сопровождению централизованных закупок не позднее, чем за 10 (десять) рабочих дней до предполагаемой даты начала оказания услуг. Заявки, поданные с нарушением указанного срока, могут быть отклонены в связи с невозможностью их реализации посредством централизованного сервиса.

Перечень услуг, включенных в агентский договор:

- организация авиа-, ж/д поездок, трансфер (транспортное обслуживание автомобильным транспортом);

- организация проживания представителей НИУ ВШЭ и приглашенных специалистов (бронирование номеров в гостиницах и иных местах для проживания);

- организация питания представителей НИУ ВШЭ и приглашенных специалистов в период мероприятий / командировок (организация кофе-брейков, банкетов, ресторанного обслуживания);

- бронирование конференц-залов и иных помещений (мест) для проведения мероприятий вне корпусов НИУ ВШЭ;

- аренда оборудования для технического обеспечения мероприятий вне корпусов НИУ ВШЭ;

- сопутствующие услуги (оформление страховок, виз, организация обслуживания в залах ожидания повышенной комфортности, залах обслуживания официальных делегаций). 

Вознаграждение Агента (DOCX, 14 Кб)

Новый порядок работы в рамках агентского договора:

1. Структурное подразделение направляет заказ ТРУ на получение соответствующих услуг посредством ФАС (раздел «Закупки ВШЭ – Общевузовские рамочные договоры – создать на основании – заказ ТРУ по рамочному договору). Инструкции по работе с сервисом - Формирование документов для рамочных расходных договоров - Пространство пользователя ФАС - Обсуждение проектов (hse.ru).

При создании заказа ТРУ инициатор должен указать предполагаемое максимальное финансирование, с запасом на возможное поднятие цен, улучшение класса обслуживания, переоформление брони и т.п.

2. После согласования заказа ТРУ отделом казначеского сопровождения в части источника финансирования данный заказ поступает в СЭД. Инициатор заполняет шаблон заявки, в связах прикрепляет приказ о проведении мероприятия / командировке (или задачу по его согласованию - если приказ не подписан к моменту подготовки заявки). Обязательными согласующими являются руководитель структурного подразделения и лимитодержатель. 

Форма заявки (DOCX, 18 Кб)

В заявке указываются виды заказываемых услуг, даты, маршруты (могут быть конкретизированы номера рейсов, наименования авиакомпаний, желаемое время вылета/прилета и пр.), места проживания (города, отели - если альтернативные варианты не рассматриваются), количество участников, ФИО участников, класс обслуживания и проч.

Также в обязательном порядке уточняется контактное лицо, уполномоченное вести переписку по вопросу реализации заявки и подтверждать выбранные варианты проезда, проживания, питания и т.п., согласовывать их стоимость, сообщать об аннулировании ранее произведенного бронирования. 

3. Согласованный заказ ТРУ поступает в работу Центра по организации и сопровождению централизованных закупок (далее - Центр). Согласование вариантов перевозки, проживания и прочих услуг осуществляется ответственным сотрудником структурного подразделения по электронной почте в переписке с Агентом и Центром (в копии в обязательном порядке указывается booking@hse.ru).

4. В случае отклонения заявки в сторону увеличения от первоначального бюджета заявки, ответственный сотрудник структурного подразделения в срок не более 2 рабочих дней с момента получения соответствующей информации осуществляет корректировку заказа ТРУ в ФАС или направление дополнительного заказа ТРУ на недостающие лимиты (вне зависимости от суммы превышения). Согласование такого заказа осуществляется в том же порядке, что и первоначального.

!!! Без подтверждения дополнительных лимитов документы на оплату не могут быть заведены в электронные системы.

5. Отчетные документы (акт сдачи-приемки действий агента, отчет агента) поступают в структурные подразделения, подписываются посредством СБИС или на бумажном носителе ответственным за подписание финансовых документов лицом от структурного подразделения. На счете проставляется виза лимитодержателя "В УБУиО к оплате"/"В бухгалтерию к оплате".

Оригиналы полностью подписанных отчетных документов передаются структурным подразделением в Центр (Мясницкая 20, каб.М532). 

6. Центр формирует счет на оплату в ИС ФАС, передает комплект документов на оплату в УБУиО, контролирует оплату счета.

!!! Инициирующее структурное подразделение несет ответственность за несвоевременное уведомление о необходимости отмены или изменения заявки. Обращаем внимание, что после бронирования билетов, мест для проживания, мест для проведения мероприятий и др. изменение или отмена заявки влечет расходы на оплату фактически произведенных расходов Агента, штрафов, комиссий.

Центром по организации и сопровождению централизованных закупок прорабатывается вопрос заключения агентского договора на организацию ряда услуг, связанных с проведением мероприятий НИУ ВШЭ.

В перечень услуг планируется включить:

- аренду помещений и оборудования;

- услуги кейтеринга. 

В настоящее время осуществляется формирование перечня позиций, включаемых в планируемые закупки централизованного характера, с учетом анализа потребности структурных подразделений НИУ ВШЭ. После завершения формирования данного перечня основным подразделениям-функциональным заказчикам по данному направлению будет направлена рассылка для оценки приведенного перечня и предложений по его дополнению. 

В целом планируется закупка брендированной продукции по трем направлениям: 

- полиграфические и канцелярские товары (блокноты, ручки, ежедневники, календари, папки, пакеты и т.п.);

- текстильная продукция (футболки, толстовки, свитшоты, пледы, платки, сумки и т.п.);

- сувенирная продукция. 

Помимо наименований номенклатурный перечень будет содержать вариативный набор характеристик, которые будут выбираться инициаторами при формировании заказов ТРУ к заключенным договорам (включая тип и размер нанесения, количества, наличия/отсутствия упаковки). Вид нанесения также устанавливается в заявке, с учетом общих требований брендбука НИУ ВШЭ.

1 декабря 2023 года НИУ ВШЭ заключены рамочные договоры на оказание рекламных услуг:

- № 9954916/23 с ООО "Яндекс" (ЕП722-11-23) на общую сумму 80 000 000 (восемьдесят миллионов) рублей 00 копеек, срок действия договора - до 30.11.2024 включительно;

- № ТТ-16300429 с ООО "ВК" (ЕП721-11-23) на общую сумму 45 000 000 (сорок пять миллионов) рублей 00 копеек, срок действия договора - до до 30.11.2024 включительно.

Яндекс _ Договор от 01.12.2023 № 9954916_23 (PDF, 892 Кб)

ВК _ Договор от 01.12.2023 № TT-16300429 (PDF, 551 Кб)

До начала месяца оказания рекламных услуг структурное подразделение направляет в Дирекцию по закупкам посредством системы электронного документооборота (СЭД) служебную записку на имя Т.М. Обернибесовой о пополнении рекламного кабинета с указанием финансовых аналитик для дальнейшей оплаты. СЗ в обязательном порядке согласовывается руководителем структурного подразделения и лимитодержателем.

Форма СЗ на пополнение рекламного кабинета (DOCX, 23 Кб)

Контроль расходования общего лимита договоров осуществляется Центром по организации и сопровождению централизованных закупок НИУ ВШЭ на основании поступивших СЗ.

 Компьютерное оборудование: 
- ноутбуки;
- моноблоки;
- мониторы;
- системные блоки; 
- периферийные устройства;
- печатная техника 

Канцелярские товары: 
- бумага для офисной техники;
- офисные канцелярские товары