Подача заявок на академические надбавки. На что обратить внимание при вводе публикаций в базу

Типы надбавок и срок их назначения

Обратите внимание, что все поля формы публикации должны быть заполнены правильно, иначе публикация либо не появится в заявке, либо будет выводиться неправильно. Ниже описаны те разделы, при заполнении которых авторы чаще всего делают ошибки.

Поле "Название (книги, главы, статьи, препринта)"

В это поле, кроме названия (книги, статьи, препринта), ничего вносить не нужно. Авторов, редакторов, название журнала, название книги, издательство и пр. Вы можете добавить в поле "Библиографическое описание". Если Вы внесете полное описание публикации в название, оно задвоится в заявке, потому что, помимо названия, в заявку выгрузится информация из всех заполненных полей.

Поле "Библиографическое описание"

Это поле можно оставить пустым (заполнять необязательно). Тогда в заявку описание публикации сгенерируется автоматически из заполненных полей. Описание будет выглядеть так, как на личной странице.

Можно это поле заполнить (если Вы хотите предложить более корректное библ. описание, нежели то, что будет сформировано автоматически, впишите его в это поле). Но сделать это нужно аккуратно. Все, что будет вставлено поле "Библиографическое описание", выведется в заявку. На это нужно обратить внимание тем, кто в это поле вставляет аннотацию или просто название журнала/книги, а не полное библиографическое описание.

Раздел "Авторы" (редакторы, составители, переводчики)

Если автор работает в ВШЭ, то вводить свое имя и имя соавторов он должен, используя колонку «Авторы ВШЭ» (даже если на момент написания публикации автор в ВШЭ не работал).

В строку поиска автора нужно ввести полные фамилию-имя-отчество на русском языке (даже если публикация вводится на иностранном языке). При правильном выборе имени в нижней части открывшегося окошка появится должность и подразделение, в котором работает автор.

Если имя выбрано правильно, публикация появится на личной странице автора.

Если автор вносит свое имя через колонку «Авторы не из ВШЭ», то привязки к личной странице не произойдет и публикация не появится.

Разделы "Журнал", "Издательство", "Место издания"

Если данные поля не заполнены, публикация не появится в заявке.

1. Журнал/издательство/место издания скорей всего есть, Вы его просто не смогли найти.

Если Вы ввели журнал/издательство/место издания в поле поиска и не нашли его, это вовсе не значит, что его там нет. Проверьте, нет ли во введенном Вами варианте пробелов (в конце фразы, например). Если название длинное, лучше искать по одному-двум ключевым словам, а не вводить полное название.

2. Журнала/издательства/места издания все-таки не оказалось.

В этом случае Вы должны заполнить поле «Другой журнал/издательство/место издания». Такие публикации на портале попадают в особую выборку, и редактор портала после проверки добавляет название в основное поле, о чем Вы получите соответствующее оповещение на почту.

3. В выходных данных книги не указано издательство или место издания.

Если в выходных данных нет этих сведений, то нужно поставить соответствующую галочку (без издательства/ без места издания).

То же самое относится к препринтам. Если не смогли найти серию, место издания, заполняете поле «другое».

Поле "Объем"

Обратите внимание, что в это поле вносятся ТОЛЬКО цифры! Если Вы поставите буквы а.л.,программа Вам напишет, что поле не заполнено. И не даст закончить оформление заявки.

Файл с текстом

Файл должен быть прикреплен обязательно. Доступ к нему (открытый/закрытый) автор выбирает сам, в зависимости от отношений с издательством. Файлы в закрытом доступе не видны на сайте, но доступны экспертам, проверяющим заявки.

Если в заполненной Вами форме публикации есть ссылка на страницу, где размещен файл (на сайте ВШЭ или любом другом), файл в форму все равно должен быть загружен, иначе программа укажет Вам на ошибку в заявке.

Глава книги (есть, но не загружается в заявку)

Такое обычно происходит, если книга, к которой относится глава, не активирована (стоит в статусе ЧЕРНОВИК). Если автор сам вводил книгу, поменять статус он может самостоятельно (должен быть статус ГОТОВО). Если нет, то нужно отправить заявку на портал. Необходимо указать название книги и описать проблему.

Дубли публикаций

1. Если по каким-то причинам Вы не можете внести изменения в публикацию, ранее добавленную на портал, не нужно создавать новый вариант (дубль). Нужно написать отправить заявку на портал и попросить внести необходимые изменения.

2. Если Вы обнаружили дубль своей публикации и не можете самостоятельно удалить один из вариантов, отправьте заявку на портал.

Статья и глава книги

Если статья напечатана в журнале (периодическом издании), то необходимо использовать форму СТАТЬЯ.

Если статья напечатана в сборнике (сборнике трудов, сборнике по итогам конференции и пр.), то необходимо использовать 2 формы: КНИГА и ГЛАВА.

При неправильном внесении статьи, будет невозможна ее загрузка в заявку.

Часто задаваемые вопросы о внесении публикаций в базу

По всем вопросам, связанным с отображением публикации на сайте, просьба отправить заявку на портал.