Travel-grant. Поддержка участия в научных мероприятиях.
Внимание! Информация на странице обновляется. Уточнить интересующую Вас информацию можно по почте: studscience@hse.ru
Travel-грант — это возможность посетить научное мероприятие, организованное внешними по отношению к НИУ ВШЭ организациями или в которых НИУ ВШЭ является соорганизатором мероприятия без его финансирования.
Информационная справка:
Кто может подать заявку на Travel-грант?
На какие мероприятия можно поехать по Travel-гранту?
Какие лимиты финансирования поездки?
Какие расходы могут быть возмещены?
Важные документы:
Как подать заявку?
Подготовить документы:
1. Информационную справку Сведения о научном мероприятии: страна, город, место проведения, название
приглашающей организации; обоснование научного характера мероприятия
с приведением ссылок на сайт мероприятия и организации, осуществляющей
подготовку мероприятия.
2. Смету расходов Рассчитывается в рамках установленных лимитов. Общий запрашиваемый объем
финансирования не должен их превышать.
3. Оригинал или копию С указанием сроков и места проведения мероприятия и финансовых условий участия,
приглашения от организаторов а также сведений о включении представленного претендентом доклада в программу
научного мероприятия мероприятия с указанием автора, названия и типа доклада, аффилиации автора.
4. Полную программу научного Допускается представление предварительной программы научного мероприятия при
мероприятия наличии исчерпывающей информации об организаторах, оргкомитете, ссылки на сайт
научного мероприятия и т.п. с условием представления после поездки полной
программы или ссылки на ее размещение на сайте.
5. Текст выступления Презентация/тезисы на языке научного мероприятия. Постер, если планируется его
презентация.
6. Рекомендательное письмо Письмо должно содержать комментарии обосновывающее важность и полезность
научного руководителя участия в конкретном научном мероприятии.
Заполнить информацию для подачи заявки:
Внимательно ознакомьтесь с комментариями к пунтам заявки!
Обращаем Ваше внимание!
Заявка подается за 30 дней до планируемого участия в научном мероприятии.
Получить информацию о решении комиссии.
Какие этапы рассмотрения проходит заявка:
-
1. Проверка заявки на соответствие техническим критериям:
В течение 1-3 рабочих дней с момента подачи заявки секретарь Комиссии рассматривает заявку на соответствие техническим критериям: основание для подачи заявки на travel-грант; соответствие финансовых лимитов региону проведения научного мероприятия; наличие необходимого перечня документов и возможность их чтения; корректность заполнения данных.
Если заявка составлена корректно, то она отправляется на экспертизу.
В случае, если в заявке не хватает документов, или она заполнена неправильно, то секретарь может отдельно уточнить данную информацию у заявителя и попросить переподать заявку. -
2. Экспертное рассмотрение заявки:
В течение 2-3 рабочих дней заявка рассматривается профильным экспертом, который оценивает уровень научного мероприятия и текст доклада заявителя, и дает рекомендации комиссии о поддержке или отказе.
-
3. Голосование комиссии:
Секретарь комиссии передает заявку и рекомендации профильного эксперта на голосование Комиссии, которое занимает до
10 рабочих дней. При подведении итогов секретарем комиссии составляется протокол. Выписка из протокола вместе с информацией о решении комиссии направляется заявителю по почте, указанной при подаче заявки.
Направить секретарю комиссии документы для приказа на Travel-грант:
Если комиссия приняла положительное решение по заявке, то секретарь конкурса подготавливает и запускает приказ "О направлении участника на научное мероприятие"
В ответ на письмо о результатах рассмотрения заявки участник направляет ответственному секретарю комиссии документы, подтверждающие фактические расходы на поездку: все имеющиеся билеты и подтвержденные документы на бронирование с указанием стоимости и дат.
Обращаем Ваше внимание!
Возмещение средств возможно, только в случае, если все расходы оплачиваются с личной карты участника.
Если оплата расходов будет производиться с карты другого человека (родственника или знакомого), то Управление бухгалтерского учета не сможет возместить расходы.
Принять участие в мероприятии.
Представьте свой доклад/ постер на научном мероприятии, получите обратную связь от коллег и экспертов.
В процессе поездкки сохраняйте все чеки, билеты, посадочные талоны, накладные и прочие документы, которые подтверждают фактические расходы в поездке.
Направить содержательный отчет о поездке по Travel-гранту:
В течение 10 рабочих дней с момента возвращения из поездки направьте отчет по итогам участия в мероприятии на почту studscience@hse.ru.
Перечень документов для содержательного отчета:
1. Итоговый текст, презентацию или постер выступления на мероприятии Формат Word/PDF/Power Point
2. Отзыв об итогах участия в мероприятии с фотографиями (при наличии) Формат Word/PDF
3. Сканы дипломов, грамот, сертификатов, благодарственных писем,
которые были выданы организаторами по итогу мероприятия Формат PDF
4. Заявление о возмещении расходов Формат Word
Предоставить финансовый отчет в Управление бухгалтерского учета.
Предоставить оригиналы и копии документов, подтверждающих фактические расходы в поездке
в Финансовую приемную по адресу: г. Москва, Кривоколенный пер., д. 3а, 4 этаж.
Перечень документов для финансового отчета:
1. Оригиналы/электронные версии проездных билетов
2. Распечатанные/электронные чеки-выписки с банка о затратах на оплату проезда/проживания/орг. взноса
3. Сканы дипломов, грамот, сертификатов, благодарственных писем, выданных организаторами мероприятии (при наличии) или
письмо-подтверждение от организаторов об участии в мероприятии с указанием дат проведения мероприятия. В формте PDF.
Ответы на финансовые вопросы
Только карточкой (кредитной/дебетовой) платежной системы МИР, оформленной на Ваше имя. В случае оплаты расходов при зарубежной поездке (проживание, проезд, оргвзнос) — платежная карточка МИР или карточка зарубежного банка, оформленная на Ваше имя. Если карточка зарубежного банка оформлена не Ваше имя, то Управление бухгалтерского учета не сможет возместить Вам расходы.
Координатор
Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.